Die zu implementierende Lösung muss umfassende Werkzeuge und Möglichkeiten für Monitoring und Intraday-Steuerung des Callcenter-Verbundes,
Administration und Konfiguration der beteiligten Systemkomponenten sowie ein flexibles Rollen- und Rechtemanagement enthalten.
Für Zwecke des Reportings müssen zudem umfassende Statistikdaten - vornehmlich Basisdaten zur weiteren Verdichtung und Aufbereitung
im Hause - ...
Die zu implementierende Lösung muss umfassende Werkzeuge und Möglichkeiten für Monitoring und Intraday-Steuerung des Callcenter-Verbundes,
Administration und Konfiguration der beteiligten Systemkomponenten sowie ein flexibles Rollen- und Rechtemanagement enthalten.
Für Zwecke des Reportings müssen zudem umfassende Statistikdaten - vornehmlich Basisdaten zur weiteren Verdichtung und Aufbereitung
im Hause - bereitgestellt werden. Das bereitzustellende System insgesamt muss hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Compliance
gerecht werden. Im Jahr 2022 bearbeitete der Beitragsservice über die Servicerufnummern ca. 2,7 Millionen Gespräche und ca.
800.000 Faxe. Zusätzlich zu den vorgenannten Zahlen lag die Menge der durch die IVR endbearbeiteten Anrufe bei ca. 350.000.
Bei den Gesprächen wurden Spitzenwerte von 1 Million Minuten pro Monat und 70.000 Minuten pro Tag erreicht. Der Anteil der
Gespräche mit Mobilfunkteilnehmern lag bis 01.12.2022 bei rund 62%. Der Anteil von Anrufen aus dem Ausland ist mit < 1 % deutlich
vernachlässigbar (durchschnittlich 700 Minuten im Monat). Der Beitragsservice geht davon aus, dass in den kommenden Jahren
die Anzahl an angenommenen Gesprächen und Faxen tendenziell sinken wird. Aktuell wird jedoch noch davon ausgegangen, dass
im Durchschnitt mindestens 2.5 Mio. Calls und 400.000 Faxe p.a. (max. 4 Mio. Calls und 800.000 Faxe p.a.) über die Gesamtlaufzeit
angenommen werden. Weiterhin wird davon ausgegangen, dass hiervon ca. 20 Prozent der Anrufe durch die IVR endbearbeitet werden.
Der Beitragsservice garantiert während der gesamten Vertragslaufzeit ein jährliches Mindestvolumen Anrufvolumen von mindestens
2,5 Mio. Calls und 400.000 Faxe p.a. und geht jährlich von einer Höchstmenge jährlich von bis zu 4 Mio. Calls und 800.000
Faxe p.a. aus. Diese Höchstmenge wird ausdrücklich nicht garantiert. Die bereitzustellende IVR-Komponente muss u.a. folgende
Funktionen und Features abbilden: - Sprach- und Dialektunterstützung - Dialogoptionen (Randomized Prompting, Divergentes Exception
Handling, Barge in, Hotwords) - Spracheingabe und -erkennung (Eingabevarianten und ganzheitliche Dialoge, strukturierte Eingabeformate)
- Sprachausgabe (Ansageelemente (Voice Prompts), Synthetische Sprachausgabe (Text-to-Speech,TTS), Diese Funktionen sollen
im Rahmen von konkreten Anwendungsfällen der "Anrufvorbearbeitung" umgesetzt werden. Nach Spezifizierung des Anliegens bzw.
Eingrenzung des Anliegens aus einer Auswahl geclusterter Themenbereiche soll entweder eine automatisierte Bearbeitung des
Anliegens in der IVR vorgesehen sein und/oder eine Qualifizierung des Anrufers stattfinden. Dementsprechend werden drei Anwendungsfälle
bzw. Fallgruppen unterschieden: - Automatisierte Bearbeitung ohne Anruferqualifizierung- Anruferqualifizierung und gezielte
Steuerung - Anruferqualifizierung und automatisierte Bearbeitung. Der Bewerber hat die nachfolgenden Anwendungsfälle des Typus
"Automatisierte Bearbeitung ohne Anruferqualifizierung", die dem Status Quo entsprechen, umzusetzen: - Ansagemenü für bestimmte
Servicerufnummern: - Ansage für den Grund der postalischen Benachrichtigung - Ansage von Informationen bzgl. der Beitragsnummer
- Ansage zur Befreiung von der Beitragspflicht - Ansage zur Verbindung mit dem Serviceteam - Ansagemenü Standard für alle
anderen Servicerufnummern: - Ansage der Bankverbindung des Beitragsservice - Ansage der postalischen Adresse des Beitragsservice
- Ansage von Informationen bzgl. der Beitragsnummer - Ansage zur Verbindung mit dem Serviceteam.Der Beitragsservice kann zum
jetzigen Zeitpunkt den Umfang eines potenziellen Ausbaus der IVR-Komponente über den Status Quo hinaus (d.h. konkret zu implementierende
Anwendungsfälle) noch nicht abschließend festlegen. Daher behält sich der Beitragsservice ausdrücklich die Implementierung
und Umsetzung weiterer Anwendungsfälle während der Vertragslaufzeit in einem Umfang von bis zu max. 50 Personentage (PT/Höchstmenge
ohne Abnahmeverpflichtung) vor. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Rahmenvertrag mit einer Festlaufzeit
von 4 Jahren sowie der Möglichkeit der einmaligen Verlängerung um weitere 12 Monate (nachfolgend auch "Verlängerungsoption")
zu gleichen Konditionen abzuschließen. Der Rahmenvertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Leistungsbeginn ist der erste
des Monats, der auf die Zuschlagserteilung folgt, frühestens aber der 01.05.2024. Mit Leistungsbeginn ist zunächst eine Implementierungsphase
zur Herstellung die Betriebsfähigkeit des Gesamtsystems inklusive Verbindungsnetzbetrieb und Netz-ACD nebst der weiteren Systemkomponenten
(Kapazitätsprüfungsverfahren, IVR, CTI, Rückrufmanagement) vorgesehen. Die Implementierungsphase beträgt maximal 12 Monate.
Sobald diese Implementierungsphase abgeschlossen ist, hat der Auftragnehmer den Betrieb des Gesamtsystems zu übernehmen. Sofern
und soweit der maximale Implementierungszeitraum von bis zu einem Jahr nicht erforderlich ist, ist der Betrieb des Gesamtsystems
auch schon zu einem früheren Zeitpunkt möglich. Weitere Einzelheiten für die Erbringung der gesamten Dienstleistung ergeben
sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung, die allen geeigneten Bewerbern nach Abschluss des
Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung gestellt wird.
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