Descriere consultare:
Obiectul acordului cadru constă în asigurarea serviciilor de arhivare, depozitare şi gestionare a documentelor Direcţiei Generale Dezvoltare Rurală în calitate de Autoritate de Management pentru PNDR 2014-2020 din cadrul Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale.
Procedura de achiziţie a serviciilor de depozitare, arhivare şi gestionare documente se va finaliza prin încheierea unui acord-cadr...
Descriere consultare:
Obiectul acordului cadru constă în asigurarea serviciilor de arhivare, depozitare şi gestionare a documentelor Direcţiei Generale Dezvoltare Rurală în calitate de Autoritate de Management pentru PNDR 2014-2020 din cadrul Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale.
Procedura de achiziţie a serviciilor de depozitare, arhivare şi gestionare documente se va finaliza prin încheierea unui acord-cadru cu o durata de implementare de 48 de luni la care se adaugă 3 luni pentru raportare şi plată dar care nu va putea depăşi data de 31.12.2023. Acordul cadru se va semna cu un singur operator economic pe fiecare LOT ce a fost desemnat câştigător.
Obiectul acordului cadru constă în achiziţia serviciilor de:
- arhivare a documentelor;
- depozitare a documentelor care sunt acum la sediul MADR AM PNDR dar şi a celor ce se vor acumula pe parcursul acordului-cadru care urmează să fie semnat prin prezenta procedură;
- gestionarea documentelor.
Acordul-cadru va avea o perioada de implementare de 48 luni, şi este împărţit pe 8 loturi, organizate după cum urmează:
LOT 1 – structura DGDR AM PNDR şi CDRJ Bucureşti;
LOT 2 – CDRJ Satu Mare şi CDRJ Maramureş;
LOT 3 – CDRJ Alba şi CDRJ Sibiu;
LOT 4 – CDRJ Suceava, CDRJ Neamţ şi CDRJ Iaşi;
LOT 5 – CDRJ Timiş şi CDRJ Hunedoara;
LOT 6 – CDRJ Gorj şi CDRJ Dolj;
LOT 7 – CDRJ Argeş şi CDRJ Dâmboviţa ;
LOT 8 – CDRJ Galaţi, CDRJ Brăila şi CDRJ Constanţa.
Consultarea pieţei are ca obiectiv determinarea valorii estimate în vederea achiziţionării serviciilor de arhivare, depozitare şi gestionare a documentelor Direcţiei Generale Dezvoltare Rurală în calitate de Autoritate de Management pentru PNDR 2014-2020 din cadrul Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale. In vederea determinării valorii estimate a viitorului acord cadru Autoritatea Contractantă solicită operatorilor economici următoarele repere de preţ ( preturi unitare):
1. Cheltuieli aferente preluării şi transportului documentelor de la locaţia în care acestea se află la depozitul/spaţiul de pregătire a Prestatorului, exprimate în lei, fără TVA/metru liniar.
Obs. Se cotează întregul cost al transportului, indiferent dacă pentru preluare sunt necesare 2 sau mai multe transporturi.
2. Cheltuieli aferente serviciilor de arhivare a documentelor preluate;
La estimarea acestei categorii de cheltuieli, operatorul economic va include şi toate materialele (dosare, cutii carton, sfoară, tichete, pastă de lipit, instrumente de legat, etc. după caz) necesare pentru prestarea tuturor serviciilor solicitate, denumite generic „arhivare”.
Preţul unitar va fi prezentat în lei fără TVA/metru liniar documente arhivate.
3. Pentru realizarea Opisului prestatorul va prezenta preţ separat conform formularului de ofertă.
4. Cheltuieli aferente depozitării documentelor, exprimate în lei, fără TVA/lună/metru liniar;
Obs. În cazul în care documentele sunt depozitate pe mai puţin de o lună, costul depozitării se va plăti proporţional, luându-se în calcul zilele calendaristice corespunzătoare.
5. Cheltuieli aferente serviciilor de regăsire, extragere, transport (inclusiv transport înapoi la depozit) şi livrarea documentelor, exprimate în lei, fără TVA/cutie;
Pentru ca operatorii economici interesaţi să poată prezenta oferte de preţ cat mai realiste autoritatea contractantă prezinta principalele activităţi specifice/servicii solicitate ce vor fi solicitate în cadrul caietului de sarcini la lansarea procedurii de atribuire a acordului cadru:
Serviciile de arhivare, depozitare şi gestionare a documentelor, care vor face obiectul acordului-cadru, implicit al contractelor subsecvente vor fi prestate la sediul (depozitul/punctul de lucru) operatorului economic, semnatar al acordului-cadru.
Operatorul economic, desemnat câştigător (pe fiecare lot in parte) al prezentei proceduri de achiziţie, va prelua de la sediul Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale – Direcţia Generală Dezvoltare Rurală în calitate de Autoritate de Management pentru PNDR 2014-2020 şi de la locaţiile indicate de acesta documente în vederea arhivării şi depozitării acestora.
Cantităţile de documente preluate vor fi arhivate (după caz: prelucrate, inventariate, restaurate, etc.) şi depozitate la sediul/depozitul/punctul de lucru prestatorului.
Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a verifica prin experţii săi, îndeplinirea calitativă a serviciilor solicitate prin vizite la faţa locului, precum şi celelalte elemente care rezultă din graficul de implementare.
1. Transportul documentelor:
- Transportul documentelor va fi asigurat de către operatorul economic desemnat câştigător, ca urmare a derulării prezentei proceduri de achiziţie.
- Documentele vor fi preluate de la sediul Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, Direcţia Generală Dezvoltare Rurală în calitate de Autoritate de Management pentru PNDR 2014-2020, şi din locaţiile indicate de acesta-în momentul de faţă documentele aferente lotului 1 sunt depozitate la sediul MADR în sectorul 3.
Caracteristicile mijloacelor de transport: mijloacele de transport trebuie să fie carosate pentru evitarea deteriorării documentelor în timpul transportului.
Prestatorul va asigura personalul necesar manipulării documentelor ce vor fi preluate de la sediul/locaţiile indicate de beneficiar.
Prestatorul are obligaţia asigurării cutiilor pe parcursul transportului acestora. Pe fiecare cutie introdusă în depozit, Prestatorul are obligaţia de a asigura un cod unic astfel încât cutia să fie identificată unic în arhiva Prestatorului.
2. Preluarea documentelor şi arhivarea:
Pentru realizarea serviciilor de arhivare se vor respecta cerinţele prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată şi în "Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996".
În vederea prestării serviciilor de arhivare a documentelor, precum şi a celorlalte servicii menţionate, operatorul economic prestator va desfăşura următoarele activităţi:
a) Preluarea documentelor:
- Preluarea documentelor de către prestator de la fiecare serviciu/ compartiment/birou pe se realizează în bază de procese verbale de predare-primire într-un termen stabilit de comun acord cu reprezentantul/reprezentanţii autorităţii contractante. Procesul verbal de predare-primire va fi semnat de către Prestator, prin reprezentantul său şi de către reprezentantul/reprezentanţii autorităţii contractante;
b) Pregătirea documentelor şi restaurarea documentelor deteriorate :
- Scoaterea documentelor din pachete/mape/bibliorafturi/cutii, etc.;
- Desprăfuirea, curăţarea mecanică a documentelor (înlăturarea prafului, a hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării documentelor).
- Netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea pârţilor utile (text, desen, etc);
- Restaurarea zonelor sfâşiate utilizând tehnici specifice de restaurare;
- Plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar;
- Eliminarea acelor, agrafelor, capselor, filelor nescrise pentru documentele cu termen de păstrare
c) Ordonarea, sortarea şi inventarierea :
- Documentele se aranjează în ordine cronologică sau după alte criterii stabilite de comun acord cu reprezentantul/reprezentanţii autorităţii contractante.
- Sortarea documentelor se va face pe baza instrumentelor de lucru (Nomenclatoare Arhivistice), în funcţie de termenele de păstrare prevăzute in acestea.
- Inventarierea dosarelor conform legislaţiei în vigoare se va realiza pe ani de creare si termene de păstrare.
d) Legarea documentelor
- Introducerea documentelor în dosare conform criteriilor stabilite împreuna cu reprezentantul/reprezentanţii autorităţii contractante. Documentele atipice ocazionale (format A3, etc) se vor plia;
- Legarea dosarelor în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- Numerotarea filelor din dosar, în colţul din dreapta sus, cu creion negru. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.
- Etichetarea dosarelor: pe suprafaţa dosarului se va aplica eticheta care va conţine instituţia – departamentul, serviciul (creatorul dosarului), indicativul unităţii arhivistice, numărul dosarului din inventar, cuprinsul unităţii arhivistice, datele extreme ale documentelor din dosar, numărul filelor, numărul volumului (daca sunt mai multe volume) si termenul de păstrare.
- La sfârşitul fiecărui dosar, se va ataşa o foaie pe care se va scrie „Prezentul dosar conţine........file”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a realizat dosarul.
N.B.: Aceste activităţi vor fi elaborate în funcţie de Nomenclatorul Arhivistic transmis de către Autoritatea Contractantă.
e) Organizarea dosarelor
- Introducerea dosarelor prelucrate în cutii de carton, puse la dispoziţie de către prestator. Gruparea dosarelor se face ţinând cont de criteriile stabilite împreună cu reprezentantul/reprezentanţii autorităţii contractante.
- Etichetarea cutiilor de carton prin implementarea unui sistem de coduri unice.
f) Prestatorul va realiza un Opis la nivelul fiecărui dosar.
Fiecare dosar arhivat va conţine un opis al documentelor din dosarul respectiv care va cuprinde numărul curent, nr. de înregistrare al documentelor, denumirea documentelor, numărul filei unde se află documentele respective.
g) Organizarea arhivei - În cazul în care Autoritatea Contractantă solicită prestarea unora dintre activităţile enumerate mai sus la punctele a)-f), după încheierea acestora, Prestatorul va pune la dispoziţia Autorităţii Contractante, în format electronic, o evidenţă a documentelor care să conţină toate elementele de identificare şi regăsire rezultate din activitatea/activităţile solicitate;
Login
