DESCRIEREA CERIN?ELOR Sistemul trebuie sa indeplineasca minimal, urmatoarele cerinte tehnice: - Sa functioneze pe toate statiile de lucru aflate in acest moment in cadrul Ministerului. - Sa fie usor gestionabil de personalul IT numai prin configurari si nu prin codare efectiva. - Sistemul informatic trebuie realizat la nivel de vârf (state-of-the-art), pentru a nu necesita revizuiri majore, cel pu?in 5 ani de la finalizarea...

DESCRIEREA CERIN?ELOR Sistemul trebuie sa indeplineasca minimal, urmatoarele cerinte tehnice: - Sa functioneze pe toate statiile de lucru aflate in acest moment in cadrul Ministerului. - Sa fie usor gestionabil de personalul IT numai prin configurari si nu prin codare efectiva. - Sistemul informatic trebuie realizat la nivel de vârf (state-of-the-art), pentru a nu necesita revizuiri majore, cel pu?in 5 ani de la finalizarea acestuia, ci doar mentenan?a evolutiva - Interfata utilizatorilor trebuie sa fie usor de utilizat si intuitiva,cel putin în limbile româna ?i engleza. - Sistemul trebuie sa ofere suport multi-limba ?i setarea limbii interfe?ei la autentificare; - Platforma va îndeplini exigen?ele unui sistem de management al corespondentei documentelor care sa faciliteze accesul rapid la informa?iile necesare, comunicarea rapida ?i eficienta între utilizatori, contribuind la un flux de lucru cât mai transparent orientat spre cre?terea eficien?ei muncii, accelerarea proceselor de lucru ?i cre?terea nivelului de satisfac?ie a utilizatorilor; - Stocarea datelor în sistem se va face criptat, în vederea înlaturarii posibilita?ii fraudarii acestora. - Asigura accesul concuren?ial la informatii, cu evitarea blocarilor reciproce. - Aplicatia poate fi exploatata distribuit, într-un mediu interconectat prin retea locala si la distanta (LAN, WAN). - Instalarea se va face pe un server web cu posibilitatea apelarii unui server de baze de date independent. - Baza de date trebuie sa fie prevazuta cu un instrument de protectie la stergere, marcand inregistrarile sterse cu un parametru pentru a fi identificate si eventual recuperate. - Sistemul sa asigure refacerea rapida a informatiilor în caz de incidente (caderi de tensiune, deteriorari de mediu, manipulari accidentale etc.). Sistemul trebuie sa indeplineasca minimal, urmatoarele cerinte functionale: - Sistemul va respecta cerin?e minime utilizate în domeniu privind autentificarea ?i autorizarea, inregistrarea electronica a documentelor structurate ?i nestructurate (ata?amente), primirea electronica a documentelor, notificarea pe e-mail, confiden?ialitatea ?i protec?ia datelor, stocarea electronica a documentelor, urmarirea pistei de audit electronica, interoperabilitatea, etc. - Sistemul trebuie sa permita definirea unei organigrame complexe de tip ierarhie sau grup la nivel de minister. - Sa permita alocarea utilizatorilor pe roluri respectiv pe compartimente din organigrama. - Sistemul trebuie sa permita posibilitatea filtrarii con?inutului afi?at dupa anumite criterii, precum ?i ordonarea sa pe mai multe nivele ordonabile crescator sau descrescator. - Sa permita realocarea documentelor unui compartiment aflate in lucru sau finalizate, catre alte compartimente din cadrul ministerului. - Sa permita crearea de fluxuri operationale de lucru ce au la baza documentele inregistrate si personalul ministerului. - Sa permita monitorizarea timpului de lucru petrecut pe o anumita sarcina. - Sa permita generarea de registru unic la nivel de intrari/iesiri documente in minister. - Sa permita arhivarea electronic a documentelor inregistrate dar si a documentelor de raspuns interne asociate acestora, pentru a putea fi accesate mai tarziu de oricare din utilizatorii sistemului. - Este posibila interfatarea cu alte sisteme, asigurând totodata siguranta maxima a datelor transferate între sisteme. - Modulul de rapoarte permite selectii si optiuni multiple. CERIN?E DE SECURITATE - Securitatea datelor printr-un sistem de limitari ale accesului bazat pe drepturi si parole, defalcat pe mai multe niveluri. - Sistemul de drepturi trebuie sa poata fi gestionat la nivel de grupuri (roluri) de utilizatori. - Autentificarea utilizatorilor în aplicatie trebuie sa fie permisa de la orice punct de lucru din cadrul institutiei. - Jurnalizarea operatiilor zilnice, individual pentru fiecare utilizator cu drept de acces la modificarea înregistrarilor, cu marcarea orei la care a fost executata fiecare opera?ie precum si a identitatii utilizatorului care a ini?iat-o; Administratorul de sistem poate sa: - Creeze/adauge noi utilizatori fara limita de licente - Încadreze utilizatorii pe nivele, asigneze drepturi de acces si responsabilitati - Stabileasca drepturile de acces pentru fiecare utilizator/rol/grup/tip de document/dosar/sectiune/registru/optiune de meniu. - Configureze parametrii de sistem: notificari, log-uri, ecrane, chei de criptare, chei de Securitate pentru integrari (API KEY). - Vizualizeze inregistrarile de Audit alocate fiecarei tabele din baza de date. - Dezactiveze utilizatori. Functionarul de la compartimentul Registratura poate sa: - Înregistreze documente - Scaneze si sa ataseze fisiere - Trimita documente ptr. repartizare - Întocme?te borderou de trimitere - Întocme?te borderou de expediere - Cauta în registratura - Opereaza documentele proprii - Consulta documente din arhiva - Arhiveaza electronic propriile documente - Rasfoieste electronic prin fisierele scanate Functionarii sa poata sa: - Scaneze si sa ataseze fisiere - Repartizeze documente (daca are acest rol) - Întocme?te borderou de expediere - Cauta în registratura o Opereaza documentele proprii - Consulta documente din arhiva - Arhiveaza electronic propriile documente - Rasfoieste electronic prin fisierele scanate - Adauge electronic propriile documente întocmite - Semneze electronic propriile documente - Contrasemneze documentele întocmite de altii FUNCTIONALITATI / MODULE ALE SISTEMULUI Scopul sistemului este de a asigura un mediu informatic integrat pentru managementul circula?iei documentelor în cadrul institu?iei. Sistemul informatic de management al circula?iei trebuie sa gestioneze documente cu caracter intern, documente cu caracter extern, precum ?i documente venite din exterior. Aplica?ia va con?ine un registru general unde se vor înregistra toate documentele. Aplicatia va avea posibilitatea de a defini un numar nelimitat de registre daca va fi cazul. Aplicatia trebuie sa fie un sistem complex pentru urmarirea documentelor in cadrul unei institutii si sa detina urmatoarele caracteristici: - abilitatea de a stoca ?i administra în mod eficient documente cu caracter local, coresponden?a interna ?i externa, email-uri, documente în format electronic, documente ini?iate de contribuabili, etc. - definirea ?i procesarea documentelor pe baza de fluxuri informa?ionale prestabilite; - administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate; - eviden?a completa a stadiului procesarii unui anumit document (înregistrarea documentului, circula?ia documentului, raspunsul pentru document, expedierea documentului, borderoul de po?ta, înregistrarea datelor de retur a documentului). Fluxuri de documente: - va permite procesari în paralel ale documentelor; - va oferi posibilitatea alegerii de destina?ii diferite pentru documente; - va pastra istoricul unui flux. Urmarirea documentelor: - se va putea vizualiza în orice moment a stadiului prelucrarii unui document; - se va pastra istoricul documentelor intrate; - va exista lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de operatori. - se va înregistra modul de expediere ?i momentul expedierii documentelor operate (eviden?a borderouri expedi?ie) - se va înregistra eviden?a retururilor pentru documentele expediate Arhivarea documentelor: - se vor stoca documentele scanate sau ata?ate pe un server, în afara bazei de date; - salvarea ?i realizarea automata a copiilor de siguran?a, a spa?iilor de stocare a documentelor; - va exista posibilitatea cautarii documentelor în arhiva, din orice perioada, dupa criterii definite de utilizator. Interfa?a: - va exista posibilitatea informarii cu privire la documentele înregistrate într-un mod simplu ?i intuitiv. Func?ionalita?i: - se vor putea realiza fluxurile specifice de documente din cadrul administra?iei; - va fi un sistem parametrizabil ?i configurabil (schimbarea fluxurilor de documente, a destina?iei, vizibilitatea diferita a unui document pentru diferi?i utilizatori, - va exista posibilitatea automatizarii trimiterii documentelor pe flux daca acesta este definit - va avea o interfa?a simpla, intuitiva; - vor exista modalita?i de cautare diverse prin criterii definite de utilizatori; - va fi accesibil prin intermediul unui browser web; - va avea un nivel de securitate ridicat pentru împiedicarea accesului neautorizat. Rapoarte: - va exista posibilitatea listarii registrului - vor exista rapoarte privind modul de rezolvare al documentelor / utilizator - va exista o statistica privind numarul de cereri/departament - vor exista scaden?are / departament / utilizator - vor exista statistici privind numarul de cereri înregistrate / departament / utilizator si sub forma de grafic Submodul Registratura: Trebuie sa permita înregistrarea tuturor documentelor provenite din exterior, create in interior si cele create ca raspuns intr-un registru unic cu urmatoarele functionalitati: - numarul unic pentru fiecare document din institutie - etc Acest submodul va avea urmatoarele caracteristici: - se vor înregistra toate documentele depuse si eliberarea raspunsurilor catre solicitan?i - se vor putea înregistra automat mai multe documente de acela?i tip prin specificarea numarului acestora - se vor putea crea mai multe posturi de înregistrare a documentelor,iar numerele vor fi date dintr-un registru unic - se va elibera catre solicitant a dovezii preluarii si înregistrarii actelor - se vor putea ata?a fi?iere în format electronic la documentul înregistrat - se vor putea scana documente direct din aplica?ie, iar fi?ierul scanat va fi ata?at automat de documentul înregistrat Submodul Fluxuri: - va asigura urmarirea unui document pe tot parcursul lui in cadrul institutiei - in cadrul modulului de Fluxuri se va putea urmari persoana, data si ora pentru un document, de unde a plecat si unde a ajuns si starea acesui document. Submodul Arhiva Solutia va permite ata?area în sistem electronic a documentelor depuse la registratura institu?iei, precum si salvarea acestora în arhiva electronica. Atasarea documentelor poate fi facuta in urmatoarele moduri: - scanarea direct din aplica?ia de managementul circula?iei documentelor a actelor depuse la registratura - fara a deschide nici un alt program/utilitar ci doar cu instrumentele proprii sistemului de gestiune de documente propus (interfata web) - din documentul curent deschis în operare sa se poata scana si efectua urmatoarele operatii pe documentul scanat, direct din interfata web: zoom, pan, fit -to-width, aplicare notite/post-it uri vizuale, aplicare stampile, navigare prin pagini pentru documentele multipagina; - ata?area de fi?iere direct din aplica?ia de managementul circula?iei documentelor care înso?e?te cererea depusa la registratura ?i pentru protec?ie sa existe o lista cu extensiile permise - sa existe posibilitatea generarii numarului arhivistic pentru documentele intrate în institu?ie pe baza nomenclatorului arhivistic existent. Submodul Administrare Acest submodul va avea urmatoarele caracteristici: - dreptul de a accesa sec?iunea de administrare a aplica?iei sa fie restric?ionat numai pentru anumi?i utilizatori - utilizatorii sa fie organiza?i pe grupuri/ drepturile fiind acordate unui grup nu fiecarui utilizator în parte - gestiunea organigramei institu?iei - gestionarea nomenclatoarelor din aplicatie - pentru toate tabelele importante din baza de date sa existe tabele de urmarire, în acestea fiind înregistrate toate modificarile aduse unui document înregistrat în baza de date, astfel încât în orice moment putem vedea ce utilizator a facut o modificare asupra unei înregistrari - posibilitate corectarii anumitor erori de operare asupra documentelor Submodul Consultare stare documente Acest submodul va avea urmatoarele caracteristici: - modulul este dezvoltat în tehnologie web ?i poate fi integrat în portalul institu?iei - modulul va oferi informa?ii despre starea unui document din baza de date în doua situa?i: o daca va fi introdus numai numarul de înregistrare ?i va fi selectat anul ?i registrul corespunzator, caz în care modulul va afi?a numai starea documentului ?i departamentul unde se afla la acel moment documentul o daca va fi introdus numarul de înregistrare ?i CUI-ul persoanei care a depus acel document, caz în care modulul va afi?a starea documentului, cuprinsul documentului, raspunsul documentului, departamentul unde se afla în acel moment ?i departamentul care a emis raspunsul

Arata tot

Arata mai putin