1. Sistem electronic de arhivare şi servicii de arhivare electronică,
Achiziţionarea unui sistem electronic de arhivare, precum şi de servicii de arhivare electronică care să sprijine activitatea curentă a agenţiei.Potrivit art. 18 din Legea 318/2015, corespondenţa se transmite Agenţiei, de regulă, în format electronic, la adresa oficială de e-mail a acesteia. În vederea primirii şi păstrării întregii coresponde...
1. Sistem electronic de arhivare şi servicii de arhivare electronică,
Achiziţionarea unui sistem electronic de arhivare, precum şi de servicii de arhivare electronică care să sprijine activitatea curentă a agenţiei.Potrivit art. 18 din Legea 318/2015, corespondenţa se transmite Agenţiei, de regulă, în format electronic, la adresa oficială de e-mail a acesteia. În vederea primirii şi păstrării întregii corespondenţe, Agenţia organizează propriul sistem electronic de arhivare, conform prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică, republicată. În acest sens se urmăreşte achiziţionarea unui sistem electronic de arhivare, precum şi a serviciilor de arhivare electronică a documentelor aflate pe suport hârtie, în arhiva agenţiei.Serviciul de arhivare electronica reprezintă procesul de transpunere a documentelor, de pe hârtie, într-o forma electronică fidelă, cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, în scopul de a crea o arhivă de copii electronice care sunt reprezentări fidele ale înscrisurilor existente la nivelul instituţiei.Astfel, potrivit art. 3 lit. b) si g) din Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea electronică, sistemul electronic de arhivare este definit a fi sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi catalogării documentelor în forma electronică în scopul conservării, consultării şi redării acestora. De asemenea, prin arhiva electronică se înţelege sistemul electronic de arhivare, împreuna cu totalitatea documentelor în forma electronică arhivate.Serviciile de arhivare electronică pentru arhiva de documente care se vor achiziţiona, trebuie să respecte următoarele cerinţe minime obligatorii:- Procesului de transpunere a documentelor, din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, cu scopul de a crea o colecţie de copii digitale pentru consultare şi recuperare în caz de distrugere a originalului; pentru regăsirea / consultarea facilă, i se vor asocia acestora acele elemente (metadate, indecsi) care constituie index-ul colecţiei;- Serviciul de arhivare digitala se va realiza de către un operator economic autorizat şi specializat în prestarea de astfel de servicii.- Serviciul de arhivare electronică implica efectuarea următoarelor activităţi principale:a) Arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al Prestatorului precum şi cu echipamente specializate, de producţie ale Prestatorului, automat sau manual, în funcţie de starea fizica a documentelor;b) Indexarea / asocierea unor informaţii / metadate copiilor electronice ale documentelor, in scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către Prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale şi ataşarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare;c) Identificarea metadatelor se va face ulterior printr-un proces de analiză a arhivei, ce implica definirea tuturor elementelor de catalogare, relatiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informaţiilor, scheme de indexare si validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către Prestator, asistat de un responsabil al Autorităţii Contractante;d) Soluţia trebuie să permită extragerea datelor utilizând OCR full-text sau OCR pe zone speciale ale documentelor sau în zone din document;e) Arhiva electronică formată din imagini şi metadata se va face şi pe medii electronice de stocare (server);f) Soluţia trebuie să dispună de funcţionalitatea de anulare (Undo) a următoarelor acţiuni efectuate în interfaţă asupra dosarelor şi/sau documentelor: mutare dosar/document, ştergere dosar/document, utilizare ca referinţă dosar/ document, editarea metadatelor la nivel de dosar/folder.- Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfăşura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire.- Pe durata prestării serviciilor, Prestatorul este responsabil de implementarea unor proceduri stricte pentru toate procesele tipice activităţii de scanare a documentelor (pregătirea documentelor, scanarea documentelor, procesarea imaginilor, indexarea şi verificarea imaginilor şi criteriilor de căutare, reconstituirea documentelor) astfel încât să se asigure menţinerea integrităţii documentelor şi prin care să nu se permită pierderea sau rătăcirea documentelor fizice şi electronice. Oferta va include toate procedurile de lucru ce vor fi implementate de Prestator pentru realizarea serviciului..
2. Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare,
Sistemul de inventariere bazat pe coduri de bare care se va achiziţiona, trebuie să respecte următoarele cerinţe minime obligatorii impuse prin caietul de sarcini.
Login
