Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în baza de date, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia Autoritatea Contractantă implementează activitatea de retro-digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce poate duce la scăderea consider...
Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în baza de date, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia Autoritatea Contractantă implementează activitatea de retro-digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce poate duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public şi poate va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană.
În acest context, documentele din cadrul Biroului Autoritate Tutelară şi Compartimentul Fond Imobiliar vor fi retro-digitalizate în acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996. Activitatea va începe cu întocmirea unui inventar al documentelor ce vor fi retro-digitalizate, în conformitate cu reglementările legale în vigoare de păstrare a documentelor şi cu limitele fixate de ghidul solicitantului/caietul de sarcini, astfel :
o nu se vor cuprinde în inventar documentele cu termen de păstrare expirat sau cele cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
o nu se vor digitaliza documente mai vechi de 10 ani
Serviciile ce vor fi achiziţionate includ următoarele activităţi specifice:
pregătirea documentelor pentru scanare;
retro-digitalizare/scanare documente din arhiva Biroului Autoritate Tutelară şi Compartimentul Fond Imobiliar cu prelucrare electronică,
atribuirea de metadate (indecşi) fiecărui document (indexare);
refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare);
Integrarea/migrarea datelor in aplicaţia E-SAS1 (aplicatie informatica pusa la dispozitia si utilizarea DGASPC)
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor , metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în baza de date aferenta aplicaţiei dezvoltata in parteneriat cu DGASPC Sector 1.
Integrarea datelor rezultate din procesul de retrodigitalizare cu baza de date, cade în sarcina ofertantului, în colaborare cu specialiştii de implementare al platformei ESAS 1.
Locaţiile pentru desfăşurarea activităţilor proiectului, respectiv locul de prestare a serviciilor de retro-digitalizare, sunt : strada Banu Manta nr. 9, Sector 1, Bucureşti si Strada Mureş nr 18-24 Sector 1, Bucureşti.
Login
