1. Descrierea serviciilor ce sunt necesare pentru buna desfăşurare a evenimentelor
Informaţii privind serviciile solicitate
1.1. Transport participanţi
A. Transport aerian extern
Asigurarea transportului aerian extern dus-întors pentru max. 25 de participanţi la evenimentul "Rezultate şi sustenabilitate Program RO-CULTURA", după cum urmează:
• maximum 8 pers. din Statele Beneficiare, respectiv: Estonia (max. 1 pers...
1. Descrierea serviciilor ce sunt necesare pentru buna desfăşurare a evenimentelor
Informaţii privind serviciile solicitate
1.1. Transport participanţi
A. Transport aerian extern
Asigurarea transportului aerian extern dus-întors pentru max. 25 de participanţi la evenimentul "Rezultate şi sustenabilitate Program RO-CULTURA", după cum urmează:
• maximum 8 pers. din Statele Beneficiare, respectiv: Estonia (max. 1 persoană), Letonia (max. 1 persoană), Lituania (max. 1 persoană), Slovacia (max. 1 persoană), Portugalia (max. 1 persoană), Polonia (max. 1 persoană), Cehia (max. 1 persoană) şi Bulgaria (max. 1 persoană);
• maximum 2 pers. din partea Oficiului Mecanismului Financiar din Bruxelles, Belgia;
• maximum 15 pers. din partea partenerilor de proiecte din: Islanda (nr. minim – 1 persoană, nr. maxim 3 pers.), Liechtenstein (nr. maxim - 1 pers.) şi Norvegia (nr. minim – 1 pers., nr. maxim – 11 pers.).
• clasa economic;
• serviciile de transport internaţional vor include toate taxele de aeroport şi vor permite transport de bagaj la cală, maximum 20 kg/ pers., fără costuri suplimentare.
Pentru ofertarea preţului aferent transportului aerian extern, Operatorii economici vor lua în considerare principalele aeroporturi internaţionale din statele anterior-menţionate.
B. Transport intern rutier pentru max. 140 de pers. (11-14 iunie 2024), pe ruta:
• Bucureşti – Olimp – Bucureşti;
• Olimp – Mangalia – Olimp.
Se vor pune la dispoziţie mijloace de transport utilizate pentru transporturi turistice în trafic intern şi internaţional (3*), care să respecte cerinţele de confort şi siguranţă în concordanţă cu legislaţia în vigoare. Preţul din oferta financiară va include şi costurile aferente cazării şoferului/ şoferilor, parcării vehiculului/ vehiculelor, taxe drum etc.
1.2. Cazare
Serviciile de cazare vor fi în regim hotelier, astfel:
• locaţie: Bucureşti; maximum 25 camere pentru maximum 2 nopţi (check-in 10 iunie a.c. – check-out 11 iunie a.c., respectiv check-in 14 iunie a.c. – check-out 15 iunie a.c.). Operatorii economici vor oferta unităţi de cazare poziţionate central, cât mai aproape de locul de plecare către Olimp, jud. Constanţa unde se va desfăşura întâlnirea "Rezultate şi sustenabilitate Program RO-CULTURA", respectiv parcarea Bibliotecii Naţionale a României din Bulevardul Unirii nr. 22, sector 3, Bucureşti;
• locaţie: Olimp, judeţul Constanţa; maximum 140 camere pentru maximum 3 nopţi (check-in 11 iunie a.c. – check-out 14 iunie a.c.). Operatorii economici vor oferta unităţi de cazare exclusiv din staţiunea Olimp şi care pot găzdui toţi participanţii, nefiind acceptată distribuirea acestora în două unităţi de cazare distincte.
Structura de cazare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:
mic-dejun inclus pentru fiecare persoană cazată;
restaurant pentru servirea meselor (mic-dejun);
confortul termic ambiental conform anotimpului sau AC funcţional/remediabil în caz de disfuncţionalitate;
spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, pentru ultima zi de cazare;
acces gratuit la Internet.
2.3. Servicii de masă la locaţia din Olimp, jud. Constanţa, după cum urmează:
• Masă de prânz (tip bufet suedez) pentru maximum 140 de pers. pe perioada desfăşurării evenimentului. Meniul va fi variat şi va include: selecţie de preparate reci (min. 3 sortimente), selecţie de preparate calde (min. 6 sortimente cu produse din carne de pui/vită/porc şi peşte, produse vegetariene, ciorbe, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (min. 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe şi băuturi non-alcoolice (apă plată şi minerală, min. 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente).
• Coffee break pentru maximum 140 de pers. pe perioada desfăşurării evenimentului, pentru maximum 6 pauze, constând în: cafea simplă, cafea decofeinizată, lapte pentru cafea, zahăr alb/brun, ceai de diverse sortimente, produse proaspete de patiserie (dulce şi sărată) şi/ sau cofetărie (mini-prăjituri), fructe proaspete, apă plată şi minerală (min. 330ml/persoană).
• Cină (tip bufet suedez) pentru max. 140 de pers., în cele trei seri petrecute în locaţie. Meniul va fi diversificat şi poate include selecţie de preparate reci tip platou, selecţie fel principal (min. 10 sortimente de produse din carne de pui/vită/porc şi peşte, produse vegetariene, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (min. 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe şi băuturi non-alcoolice (apă plată şi minerală, min. 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente) şi vin sec alb/roşu (recomandat de producţie românească);
Cantităţile de mâncare trebuie să fie suficiente pentru numărul estimat de participanţi la eveniment. Produsele ce alcătuiesc serviciile pentru masă trebuie să fie proaspete, bine preparate (nu trebuie să fie arse sau crude/în sânge), calde sau reci (după caz), iar prestarea serviciilor trebuie să respecte normele stabilite de legislaţia în vigoare.
•Masă de prânz, max. 4 (3 la locaţia din Olimp + 1 suplimentar pe traseul Olimp (Constanţa) - Bucureşti) pentru max. 140 pers. în zilele 11; 12; 13 şi 14 iunie a.c..
•Coffee break, cantitate 6, pentru max. 140 pers. în zilele 11 iunie (1); 12 iunie (2) 13 iunie (2) şi 14 iunie (1)
•Cină, cantitate 3, pentru max. 140 pers. în zilele 11; 12; 13 iunie a.c.
2.4. Asigurarea unei săli de conferinţă şi a suportului logistic aferent
• Asigurarea unei săli de conferinţă cu o capacitate de min. 140 de locuri care să permită desfăşurarea în cele mai bune condiţii a întâlnirii, permiţând accesul facil al tuturor participanţilor către ieşirea principală (ieşirile principale). Prestatorul trebuie să asigure condiţiile optime pentru o bună desfăşurare a evenimentului: lumina naturală, iluminare, căldură, apa, acces toaletă, posibilitatea de obturare a luminii (jaluzele/draperii etc.).
Sala va cuprinde toate dotările necesare, astfel:
a) mobilier (pupitru şi scaune – suplimentar, la cerere);
b) instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă);
c) echipamente audio-video (ecran, video-proiector, laptop, instalaţie sonorizare, min. 4 microfoane mobile, flipcharturi, markere, pointere, dar şi personal tehnic pentru gestionarea utilizării acestor echipamente pe tot parcursul derulării evenimentului);
d) accesul la internet wireless gratuit pentru toţi participanţii pe întreaga perioadă de desfăşurare a seminarului;
e) un spaţiu adecvat la intrarea în sala principală de conferinţă în care se vor amplasa două birouri pentru primirea şi înregistrarea participanţilor pe lista de prezenţă, distribuirea materialelor, ecusoanelor etc.
Prestatorul va asigura amenajarea dinamică a sălii (la cerere), în funcţie de tipul şi necesităţile programului întâlnirii.
2.5. Asigurarea unei cabine foto cu imprimare la faţa locului
Asigurarea unei cabine foto cu imprimare la faţa locului (photo booth) pe parcursul a două zile de eveniment (12 şi 13 iunie a.c.) 4 ore / zi, cu maximum 400 fotografii imprimate/ zi. Personalizarea fotografiilor va respecta identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE. Toate informaţiile/ documentele privind identitatea vizuală menţionată vor fi puse la dispoziţie de către Autoritatea Contractantă. Se va asigura o persoană care să opereze cabina foto pe parcursul utilizării acesteia de către participanţi.
2.6. Asigurarea de live streaming
Asigurarea de live streaming pe parcursul a două zile de eveniment (12 şi 13 iunie a.c.). În vederea facilitării vizibilităţii evenimentului în ansamblu, respectiv a unora dintre activităţile cuprinse în agendă, se va utiliza live streaming pe parcursul a două zile de eveniment (12 şi 13 iunie a.c.), cu o durată individuală de max. 2 ore/ zi. Difuzarea de live streaming se va realiza pe canalele de social media ale Autorităţii Contractante (maximum 2), precum şi pe 1 canal de youtube. Se va asigura realizarea transmisiei live HD în sistem multicam şi arhivarea acesteia în format Full HD. Transmisia realizată nu trebuie să aibă limită de vizitatori, să nu fie blocată prin drepturile de autor şi să nu conţină reclame, fiind optimizată pentru vizualizare.
2.7. Asigurarea serviciilor de fotografiere şi filmare
Prestatorul va asigura servicii de fotografiere şi filmare pe tot parcursul derulării seminarului. Prestatorul va preda:
• 1 film sumar al evenimentul (making-of) de max. 4 minute (însoţit de filmarea în format brut), cu respectarea următoarelor specificatii:
- Display Aspect Ratio: 16:9;
- Pixel Aspect Ratio: 1920x1080;
- Calitate: full HD;
- Formatul: MPEG.
• max. 50 fotografii din cadrul evenimentului, cu respectarea următoarelor specificaţii:
- dim. min.: 4000 x 3000 (12 megapixeli);
- să fie prelucrate (contrast, luminozitate, saturaţie etc.) şi adaptate pentru a putea fi publicate online, dar şi în diverse materiale de informare printate (afişe, bannere, pliante etc.), format JPEG.
2.8. Organizarea unui atelier cultural
AC urmăreşte organizarea unui atelier menit să valorifice specificul cultural-artistic al proiectelor şi programelor finanţate cu sprijinul Granturilor SEE. Având în vedere că, la această dată, nu se cunosc detalii privind structura şi activităţile derulate în cadrul atelierului, toţi ofertanţii vor lua în calcul că valoarea maximă acceptată pentru asigurarea acestui serviciu va fi de max. 10.000 lei.
2.9. Asigurarea de materiale personalizate ce vor fi distribuite participanţilor la eveniment, astfel:
• ecusoane conţinând nume/ prenume/ organizaţie/ ţara de provenienţă (max.140 buc.);
• diplome (max. 100 buc) în format A4, hârtie cartonată;
• trofee (max. 30 buc), material: acril; dimensiuni orientative pentru suprafaţa de încadrare: 8 x 13 mm; personalizare prin gravură/ print UV policromie.
Se va include şi identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE (maximum 3 logo-uri).
Login
