Descrierea serviciilor ce sunt necesare pentru buna desfăşurare a evenimentelor
1. TRANSPORT PARTICIPANŢI
a) Transport aerian extern
Rezervarea şi emiterea biletelor de avion pentru transportul aerian extern Norvegia – România (Sibiu) – Norvegia, pentru aproximativ 41 de participanţi cu sosirea în Sibiu a tuturor participanţilor din Norvegia în data de 15 august 2024., după cum urmează:
- clasa economic;
- maximum ...
Descrierea serviciilor ce sunt necesare pentru buna desfăşurare a evenimentelor
1. TRANSPORT PARTICIPANŢI
a) Transport aerian extern
Rezervarea şi emiterea biletelor de avion pentru transportul aerian extern Norvegia – România (Sibiu) – Norvegia, pentru aproximativ 41 de participanţi cu sosirea în Sibiu a tuturor participanţilor din Norvegia în data de 15 august 2024., după cum urmează:
- clasa economic;
- maximum o escală;
- serviciile de transport internaţional vor include toate taxele de aeroport şi vor permite transport de bagaj la cală, maximum 20 kg/persoană, fără costuri suplimentare.
Vor fi asigurate inclusiv servicii de transfer aeroport Sibiu – hotel Sibiu – aeroport Sibiu.
b) Transport rutier intern în România
Asigurare decont transport intern, în România, pentru aproximativ 44 de participanţi, între localitatea de reşedinţă a acestora şi municipiul Sibiu unde se va desfăşura evenimentul bilateral GREEN MUSEUMS.
Decontul se realiza pentru:
• bilete de tren/ autocar care probează deplasarea persoanelor în vederea participării la eveniment;
• bon fiscal de combustibil emis la o staţie de carburant din localitatea de reşedinţă sau de pe traseul dintre aceasta şi localitatea de desfăşurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS.
Decontarea transportul cu autoturismul se face în limita a 7,5 litri de carburant la 100 km, folosind calculatorul de distanţe: www.distanta.ro.
Rute estimate:
• Bucureşti – Sibiu – Bucureşti;
• Suceava – Sibiu – Suceava;
• Timişoara – Sibiu – Timişoara;
• Baia Mare – Sibiu – Baia Mare;
• Piteşti – Sibiu – Piteşti;
• Cluj-Napoca – Sibiu – Cluj-Napoca;
• Buzău – Sibiu – Buzău;
• Sighetu Marmaţiei – Sibiu – Sighetu Marmaţiei.
2. CAZARE PARTICIPANŢI
Serviciile de cazare ce constau în rezervarea de camere şi asigurarea cazării pentru 85 de participanţi în structuri de primire turistice cu funcţiuni de cazare şi alimentaţie publică, cu clasificarea de minim 4 stele (check-in 15 august a.c. – check-out 19 august a.c.). Cazarea se va face în camere single sau camere duble în regim single, cu mic dejun inclus. AC preferă doar o singură unitate de cazare poziţionată cât mai aproape de locul de desfăşurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu).
Notă:
Nu se vor lua în calcul ofertele care propun mai mult de unitate de cazare şi care sunt amplasate la o distanţă mai mare de 5 km.
Pentru unităţile de cazare care se află la distanţă mai mare de 1,5 - 2 km (sau aproximativ 30 de minute de mers pe jos) se va asigura transport de la hotel la locul de desfăşurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu) pe parcursul întregului eveniment.
3. SERVICII DE MASĂ
Servicii de masă, pentru aproximativ 85 participanţi la evenimentul bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu), după cum urmează:
• Cină pentru aproximativ 85 de participanţi în data de 15 august a.c. Meniul va fi unul diversificat şi va include cel puţin: selecţie de preparate reci tip platou, selecţie fel principal (minimum 10 sortimente de produse din carne de pui/vită/porc şi peşte, produse vegetariene, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (minimum 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe şi băuturi non-alcoolice (apă plată şi minerală, minimum 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente) şi vin sec alb/roşu (recomandat de producţie românească). Locaţie: restaurantul unităţii de cazare.
• Masă de prânz pentru aproximativ 85 de participanţi (maximum 3 mese), 16, 17, 18 august a.c. Meniul va fi unul variat şi va include cel puţin: selecţie de preparate reci (minimum 3 sortimente), selecţie de preparate calde (minimum 6 sortimente cu produse din carne de pui/vită/porc şi peşte, produse vegetariene, ciorbe, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (minimum 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe şi băuturi non-alcoolice (apă plată şi minerală, minimum 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente).
• Pauză de cafea pentru aproximativ 85 de participanţi (maximum 3 pauze), 16, 17, 18 august a.c, constând în cel puţin: cafea simplă, cafea decofeinizată, lapte pentru cafea, zahăr alb/brun, ceai de diverse sortimente, produse proaspete de patiserie (dulce şi sărată) şi cofetărie (mini-prăjituri), fructe proaspete, apă plată şi minerală (minimum 330ml/persoană). Pentru pauzele de cafea se va asigura amenajarea spaţiului dedicat servirii (mobilier, accesorii etc.).
În furnizarea serviciilor de masă/restaurant se vor respecta cerinţele minime privind protecţia mediului.
Spaţiul destinat servirii meselor va avea o capacitate corespunzătoare numărului total estimat de 85 participanţi, va asigura toate condiţiile de igienă necesare şi va fi altul decât sala de desfăşurare a evenimentului.
4. Servicii logistice pentru organizare eveniment
Servicii logistice de organizare pentru evenimentul bilateral ce se va desfăşura în incinta Muzeului ASTRA Sibiu, pentru aproximativ 85 de participanţi, în perioada 16 – 18 august a.c., se vor asigura:
- acces facil către sala de conferinţă şi climat corespunzător;
- acces participanţi la grupuri sanitare, inclusiv produse de igienă (săpun, hârtie igienică, etc.);
- servicii de curăţenie atât pe perioada desfăşurării şi după finalizarea evenimentului.
- proiecţie în condiţii corespunzătoare (jaluzele/draperii etc.);
- punct de înregistrare a participanţilor şi distribuire a materialelor;
- întocmirea, gestionarea şi colectarea listelor de prezenţă, a formularelor GDPR, chestionare, etc.;
- amenajarea corespunzătoare a sălii astfel încât să fie suficient de spaţioasă pentru a găzdui numărul comunicat de participanţi pentru eveniment, în condiţii bune, fără a fi aglomerat; să nu existe elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală (stâlpi interiori);
- echipamente pentru prezentarea: acces gratuit la wifi, video-proiector, laptop, ecran de proiecţie, instalaţie sonorizare, instalaţie iluminat, minimum 4 microfoane mobile şi personal tehnic pentru gestionarea utilizării acestor echipamente pe tot parcursul derulării evenimentului;
- echipamente de birotică şi consumabile necesare (ex.: hârtie, flipchart, markere etc.);
- scaune conferinţă (aprox. 100 buc), pupitru de prezentare (1 buc.) şi mese rotunde (aprox. 3);
5. Asigurarea unei cabine foto cu imprimare la faţa locului (photo booth) în data de 16 august a.c., în intervalul orar 10:00 – 13:00, cu maximum 100 fotografii imprimate. Personalizarea fotografiilor va respecta identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE.
6. Asigurarea de live streaming pe parcursul a două zile de eveniment, cu o durată individuală de maximum 2 ore/zi. Difuzarea de live streaming se va realiza pe canalele de social media ale AC (maximum 2), precum şi pe 1 canal de youtube. Transmisiei live HD în sistem multicam şi arhivarea acesteia în format Full HD. Transmisia nu trebuie să aibă limită de vizitatori, să nu fie blocată prin drepturile de autor şi să nu conţină reclame, fiind optimizată pentru vizualizare.
7. Asigurarea serviciilor foto-video
• 1 film sumar al evenimentului (making-of) de maximum 4 minute (însoţit de filmarea în format brut), cu respectarea următoarelor specificatii:
- Display Aspect Ratio: 16:9;
- Pixel Aspect Ratio: 1920x1080;
- Calitate: full HD;
- Formatul: MPEG.
Materialul video trebuie optimizat pentru a fi difuzat pe Youtube, Facebook şi alte platforme şi trebuie să păstreze aceeaşi calitate pe computer, smartphone şi tabletă.
• 50 fotografii din cadrul evenimentului, cu respectarea următoarelor specificaţii:
- dimensiune minimă: 4000 x 3000 (12 megapixeli), prelucrate (contrast, luminozitate, saturaţie etc.) şi adaptate pentru a putea fi publicate online, dar şi în diverse materiale de informare printate (afişe, bannere, pliante etc.), format JPEG.
8. Asigurarea de materiale personalizate ce vor fi distribuite participanţilor la eveniment, astfel:
• ecusoane conţinând nume/ prenume/ organizaţie/ ţara de provenienţă - 85 buc;
• diplome în format A4, hârtie cartonată 40 buc;
• cană artizanală (tip ulcică) confecţionată cu materiale şi tehnici tradiţionale - 100 buc.; vol. max. 250 ml;
• traistă artizanală confecţionată cu materiale şi tehnici tradiţionale (dim. aprox. 40 x 35 cm) – 100 buc;
• banner publicitar (dim: 1,2 m x 4,5 m) – 3 buc;
• steag personalizat – XL tip Pană (velă), cu sistem de ancorare (înălţime 5 m, dimensiune pânză: aprox. 0,9 m x 4,7 m) – 8 buc.;
• roll-up (dim aprox. 90 cm x 2 m), din aluminiu, cu geantă de transport – 2 buc.
Materialele personalizate vor include identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE (3 logo-uri color, după caz).
Login
