Achiziţionarea de servicii de arhivare digitală şi a unei soluţii informatice pentru obţinerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice/existente cât şi a metadatelor (informaţiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară.
Serviciul de digitizare a documentelor va acoperi următoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidelă a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi ...
Achiziţionarea de servicii de arhivare digitală şi a unei soluţii informatice pentru obţinerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice/existente cât şi a metadatelor (informaţiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară.
Serviciul de digitizare a documentelor va acoperi următoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidelă a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea conţinutului documentelor, prin căutarea/regăsirea/ consultarea acestora;
• realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie ulterior păstrată într-o aplicaţie software pusă la dispoziţie de Prestator;
• asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea şi/sau reducerea la minim a consultării directe, a contactului fizic cu exemplarul original;
• Prestatorul va asigura securitatea şi accesul concurent pe perioada derulării contractului si în perioada garanţiei, per serverele gestionate de acesta. Arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr 15 utilizatori, cu respectarea politicilor de acces şi a nivelelor de autorizare definite de Beneficiar;
• Pe perioada derulării contractului şi în perioada garanţiei, stocarea în format digital a documentelor retrodigitizate într-un mediu securizat şi accesibil pentru Beneficiar, va fi în sarcina Prestatorului ;
• monitorizarea permanentă a accesului la documente, a gradului de utilizare a documentelor şi a operaţiilor efectuate de către utilizatori;
• comunicarea facilă între Beneficiar şi instituţiile autorizate;
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare. O copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locaţie, fără costuri de copiere, cu respectarea normelor de securitate informatică;
• Organizarea de sesiuni de instruire in domeniul retro-digitizării documentelor instituţiei, destinată personalului din cadrul Primăriei Sector 6.
Principalele activităţi
Serviciile de arhivare electronică, vor presupune, pe scurt, următoarele activităţi:
• Preluarea, transportul, manipularea, scanarea, indexarea şi introducerea datelor într-un sistem informatic de arhivă electronică a documentelor – pentru toate documentele aflate, în prezent, în arhiva Beneficiarului;
• Arhivarea documentelor în cadrul unei soluţii software de arhivare electronică pusă la dispoziţie de Prestator, Beneficiarul având drept de utilizare a soluţiei acceptată, nelimitat în timp;
• Suport pentru instalarea şi configurarea soluţiei software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziţie de Beneficiar, compatibile cu soluţiile software disponibile în prezent;
• Servicii de analiză şi identificare riscuri operaţionale generate de implementarea
contractului, teste periodice de penetrare şi identificare vulnerabilităţi ale sistemului informatic de arhivare electronică, post-implementare (conform pct. 3.2);
• Oferirea unei perioade de garanţie de 18 luni după finalizarea contractului pentru soluţia software de arhivare electronică;
• Reconstituirea tuturor cutiilor / dosarelor care au fost predate spre arhivare şi returnarea acestora Beneficiarului în locaţiile de unde au fost preluate.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 15 zile. Clarificarile solicitate dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 11-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Login
