Serviciul de arhivare electronică implică efectuarea următoarelor activităţi principale:
•Arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al Prestatorului, precum şi cu echipamente specializate, de producţie ale Prestatorului, automat sau manual, în funcţie de starea fizică a documentelor;
•Indexarea / asocierea unor informaţii / metadate copiilor electronice ale documentelor, în scopul regăsirii, se va realiz...
Serviciul de arhivare electronică implică efectuarea următoarelor activităţi principale:
•Arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al Prestatorului, precum şi cu echipamente specializate, de producţie ale Prestatorului, automat sau manual, în funcţie de starea fizică a documentelor;
•Indexarea / asocierea unor informaţii / metadate copiilor electronice ale documentelor, în scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către Prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale şi ataşarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare;
•Identificarea metadatelor se va face, ulterior, printr-un proces de analiză a arhivei, ce implică definirea tuturor elementelor de catalogare, relaţiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informaţiilor, scheme de indexare şi validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către Prestator, asistat de un responsabil al Autoritatii Contractante; •Facem menţiunea că la selectarea celor 415 ml de arhivă vor fi respectate condiţiile prevăzute de Ghidul Solicitantului pentru Programul Operaţional Capacitate Administrativă, referitoare la retro-digitalizarea arhivei, din punct de vedere al faptului că se va ţine cont de următoarele aspecte:
- să se creeze o arhivă de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent;
- nu vor fi supuse procesului de digitalizare documente ce fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
- digitalizarea documentelor mai vechi de 10 ani va fi justificată prin argumentarea nevoii operaţionale actuale;
- copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte;Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfăşura în locaţia autorităţii contractante.
Login
