Se achizitioneaza Servicii de Elaborarea Planului Strategic institutional 2020 – 2024 aferente proiectului "Soluţii informatice integrate pentru optimizarea activitatii administrative, cresterea competentelor si a nivelului de calitate a serviciilor publice pentru cetateni si mediul de afaceri la nivelul Municipiului Ploiesti", cod proiect 129737, proiect finantat în cadrul POCA, Apel retrospectiv CP12/2018 , conform cerin...
Se achizitioneaza Servicii de Elaborarea Planului Strategic institutional 2020 – 2024 aferente proiectului "Soluţii informatice integrate pentru optimizarea activitatii administrative, cresterea competentelor si a nivelului de calitate a serviciilor publice pentru cetateni si mediul de afaceri la nivelul Municipiului Ploiesti", cod proiect 129737, proiect finantat în cadrul POCA, Apel retrospectiv CP12/2018 , conform cerintelor din Caietul de sarcini.
În elaborarea PSI se va lua ca document de referinta, printre altele, Anexa IV la Ghidul CP 12/2018 – "Ghid pentru planificarea si fundamentarea procesului decizional din administratia publica locala" si sectiunile aferente acestui ghid.
Rezultate anticipate:
-1 Plan Strategic institutional elaborat si implementat;
-1 set de proceduri operationale si de sistem de aplicare a planului strategic elaborate.
Servicii ce urmează a fi furnizate de prestator:
a) Pentru fundamentarea procesului de elaborare a Planului Strategic Instituţional, prestatorul va efectua următoarele activităţi:
•stabilirea viziunii de dezvoltare strategică a instituţiei;
•analiza mediului intern şi extern;
•identificarea factorilor implicaţi în implementarea Planului Strategic Instituţional ;
•analiza resurselor disponibile la nivel instituţional;
• stabilirea obiectivelor SMART;
• relaţionarea obiectivelor cu resurselor de finanţare.
b)De asemenea, în cadrul procesului de a Planului Strategic Instituţional, se vor parcurge următoarele etape;
• Analiza situaţiei actuale (obiective, structura organizatorică, proceduri);
• Consultarea personalului;
• Elaborarea Planului Strategic Instituţional.
c) Documentul final reprezentând Planul Strategic Instituţional pentru perioada 2020-2024 va avea următoarea structură:
A) Componenta de politici/management:
a. Viziune si Mandat- sunt elemente obligatorii in procesul de realizare a PSI. Definirea acestora are rolul de a oferi actorilor implicaţi un cadru unic de responsabilităţi şi obiective, necesare unui proces de planificare coerent şi transparent. Acestea vor fi formulate după evaluarea mediului intern/extern şi analiza provocărilor/priorităţilor sectorului.
Viziunea este o declaraţie concisă prin care este exprimat gradul de dezvoltare al sectorului de politici proiectat de instituţie pe termen mediu, a cărei valabilitate va depăşi perioada de implementare a Planului Strategic Instituţional.
Mandatul este o declaraţie succintă care reflectă scopul şi funcţiile instituţiei publice ce stau la baza eforturilor de realizare a viziunii formulate.
b. Profilul instituţional cuprinde descrierea resurselor instituţionale (cadrul de reglementare naţional şi internaţional, instituţiile aflate în subordonare şi coordonare) şi organizaţionale (organigrama, resursele umane, resursele bugetare).
Descrierea şi analiza profilului instituţional includ cel puţin următoarele:
• Actele normative relevante, precum şi strategiile/politicile care reglementează sectorul şi instituţia respectivă;
• Tratatele/acordurile internaţionale relevante pentru sectorul şi instituţia respectivă- daca este cazul;
• Organigrama (până la direcţiile generale şi direcţii);
• Instituţiile şi entităţile subordonate (prezentate într-o schemă de relaţionare cu Autoritatea Publica Locala şi între acestea);
• Informaţii privind personalul şi bugetul pentru patru ani anteriori;
• Model de administrare şi furnizare a serviciilor - reprezintă modul în care funcţiunile de bază ale instituţiei sunt realizate: furnizare de servicii: în mod direct, prin intermediul structurilor deconcentrate, prin partajarea competenţelor cu administraţia publică locală sau administrare de către terţi (furnizare prin entităţi din sectorul privat sau societatea civilă); management operaţional: transferuri, subvenţii, contractarea şi/sau parteneriatele public-private; alte atribuţii şi competenţe, conform legii.
c. Analiza mediului intern şi extern - stabilirea principalelor probleme de management -resurse disponibile (umane, financiare, de infrastructură), precum şi coerenţa funcţională/structurală a instituţiei, in vederea identificării soluţiilor pentru eficientizarea activităţii şi sporirea capacităţii instituţiei de a-si atinge obiectivele.
Analiza mediului intern se va realiza baza unor chestionare sau a unei analize SWOT. Scopul evaluării este identificarea punctelor tari, care trebuie să fie utilizate pentru atingerea obiectivelor strategice ale instituţiei şi a punctelor slabe, care trebuie soluţionate sau rezolvate. Evaluarea trebuie să descrie cel puţin:
• Performanţa trecută: Prezentarea realizărilor majore şi a rezultatelor obţinute (indicatori de rezultat şi impactul principalelor măsuri) pentru o perioadă de 4 ani, dacă această informaţie este disponibilă sau pe perioada pentru care există informaţii/rapoarte;
• Performanţa comparativă
• Analiza percepţiei actorilor cheie/beneficiarilor: Prezentarea rezultatelor oricăror procese de consultare a percepţiei sau cercetări sociologice referitoare la performanţa prezentă şi a propunerilor de îmbunătăţiri sau a altor propuneri de direcţii viitoare.
• Capacitatea instituţională: Evaluarea critică a resurselor organizaţionale cheie, precum resursele umane, sistemele de management şi responsabilizare, resurse tehnologice, structura organizaţională şi mediul de lucru.
• Factori critici de succes: Identificarea factorilor cheie care trebuie implementaţi pentru a crea un mediu organizaţional orientat către succes. Rezultatul evaluării mediului intern reprezintă o listă ierarhizată a punctelor tari şi a punctelor slabe ale instituţiei care, prin exploatarea oportunităţilor, pot fi consolidate sau îmbunătăţite, respectiv dezvoltate în perspectiva îndeplinirii obiectivelor strategice.
Analiza mediului extern urmăreşte identificarea factorilor care ţin de mediul extern al instituţiei care sprijină sau împiedica aplicarea politicilor.
O evaluare sistematică a factorilor şi tendinţelor în mediile socio-economice şi geo-politice care pot să afecteze pozitiv sau negativ capacitatea instituţiei de a-şi realiza viziunea şi obiectivele strategice. Evaluarea trebuie să includă cel puţin factorii cheie relevanţi pentru instituţie pe termen mediu şi extraşi din: • Mediul global: Evaluează felul în care factorii şi tendinţele cunoscute şi anticipate în mediul global pot să influenţeze planificarea şi realizarea viziunii şi a obiectivelor strategice ale instituţiei şi sectorului. • Mediul european: Evaluează modul în care factorii şi tendinţele cunoscute şi anticipate la nivelul Comisiei Europene sau mediului european mai larg pot să influenţe planificarea şi realizarea viziunii şi a obiectivelor strategice ale instituţiei şi sectorului. • Mediul naţional: Evaluează felul în care factorii şi tendinţele cunoscute şi anticipate în mediul naţional extern pot să influenţeze planificarea şi realizarea viziunii şi a obiectivelor strategice ale instituţiei şi sectorului. Rezultatul evaluării mediului extern va determina o listă de oportunităţi şi ameninţări ce pot afecta sau influenţa parcursul instituţiei/sectorului pentru următoarea perioadă de timp. Pentru a fi relevante în cadrul evaluării, se va efectua o analiză privind probabilitatea ca oportunităţile, ameninţările să se întâmple şi se va estima pentru fiecare dintre acestea ce impact ar putea produce la nivel de sector/instituţie.
d. Obiective strategice • prezentarea obiectivelor va fi făcută sub forma unor fraze formulate cu scopul de a oferi o direcţie de politici clare.
Obiectivele strategice trebuie să fie stabile. Deşi Planul Strategic Instituţional va fi revizuit anual, nu este recomandabil ca obiectivele strategice să fie revizuite semnificativ sau eliminate pe durata implementării planului. În procesul de elaborare a obiectivelor strategice este recomandabilă utilizarea principiilor SMART de definire - Specifice, Măsurabile, Accesibile, Realizabile şi încadrate în Timp.
Rezultatele obţinute astfel ţintesc un nivel înalt şi pot fi atinse doar pe termen mediu sau lung. Rezultatele obiectivelor strategice vor fi măsurate prin indicatori de impact. În această situaţie, impactul reprezintă cel mai înalt nivel ierarhic aferent rezultatelor.
e. Prioritati
Toate instituţiile sunt responsabile pentru implementarea pe termen mediu a priorităţilor relevante, identificate în strategiile cheie la nivel naţional şi la nivelul Uniunii Europene sau transpuse de la nivelul Uniunii Europene. O prioritate pe termen mediu poate fi definită ca: Un angajament de politici ce poate fi implementat pe durata Planului Strategic Instituţional, care derivă dintr-o strategie la nivel naţional şi poate fi considerat esenţial pentru realizarea obiectivelor strategice ale instituţiilor. Angajamentul trebuie să fie realist din punct de vedere financiar şi adaptat la Strategia fiscal-bugetară
B) Componenta de Buget (CB)/Programare Bugetară (CPB) va avea următoarea structură:
I) Programe bugetare:
Titlul programului;
a.Descrierea programului;
b.Domeniul de politici publice;
c.Rezultatele programului
d.Indicatori de rezultat (impactul politicilor);
e.Finanţarea programului:
f.Managementul implementarii programului.(managerul de program, factori critici de succes/conditii cheie) ;
II) Măsuri
Pentru fiecare Măsură vor fi prezentate următoarele informaţii:
a) Titlul;
b) Descrierea măsurii;
c) Domeniul de politici publice;
d) Data de început/sfârşit (sau "în derulare", dacă nu există o dată de final);
e) Indicatori de ieşire (de realizare imediată sau output)
f) Sursa de finanţare.
III) Buget multi-anual/bugetul anual programelor şi estimările pe următorii 4 ani (2020-2024)
C)Componenta de implementare si monitorizare:
Componenta de implementare cuprinde două elemente: planul operaţional cu bugetul aferent şi sistemul de monitorizare a performanţei.
A. Planul operaţional (Planul Anual de Lucru al Instituţiei)
B. Sistemul de monitorizare a performanţei
Login
