Obiectul Acordului Cadru:
• Servicii de arhivare fizică şi electronică (preluarea, transportul, manipularea, pregătirea fondului arhivistic, prelucrarea arhivistică, restaurare — acolo unde este cazul, scanare şi indexare) a documentelor, la sediul Beneficiarului — pentru toate documentele de şcolaritate precum şi pentru documentele Direcţiei Resurse Umane si Directiei Economice;
• Arhivarea electronică a documentelor p...
Obiectul Acordului Cadru:
• Servicii de arhivare fizică şi electronică (preluarea, transportul, manipularea, pregătirea fondului arhivistic, prelucrarea arhivistică, restaurare — acolo unde este cazul, scanare şi indexare) a documentelor, la sediul Beneficiarului — pentru toate documentele de şcolaritate precum şi pentru documentele Direcţiei Resurse Umane si Directiei Economice;
• Arhivarea electronică a documentelor prin intermediul unei soluţii software de arhivare electronică, furnizată dintr-un centru de date autorizat conform legii 135/2007;
• Furnizarea de licenţe perpetue de utilizare a soluţiei software de arhivare electronică, Beneficiarul având drept de utilizare a soluţiei nelimitat în timp ;
• Furnizarea infrastructurii specifice de stocare a datelor respectând cerinţele tehnice impuse prin legea 135/2007;
• Suport pentru instalarea şi configurarea soluţiei software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziţie de Beneficiar;
• Suport pentru autorizarea Beneficiarului ca furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică (in conformitate cu legea 135/2007);
• Pregătirea fondului arhivistic şi prelucrarea arhivistică a documentelor, conform prevederilor legii 16/1996 şi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996.
Obiectivul principal al proiectului este de a achiziţiona serviciile de arhivare fizică şi digitizare pentru obţinerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice cât şi metadatelor (informaţiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară. Serviciul de arhivare fizică a documentelor va trebui să acopere următoarele obiective:
• Constituirea de unităţi arhivistice conform legii, acolo unde este cazul prin gruparea documentelor pe problematici potrivit nomenclatorului arhivistic al ASE, ordonarea cronologică, numerotarea filelor şi certificarea unităţii arhivistice, imprimarea şi aplicarea unor etichete autoadezive pe coperta şi pe cotorul unitaţilor arhivistice conţinând informaţiile obligatorii conform legislaţiei aplicabile şi generarea anexelor 2 şi 3 din Legea nr. 16/1996 (inventar de arhivă şi proces verbal de predare-primire a documentelor).
Serviciul de digitizare a documentelor va trebui să acopere urmatoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea conţinutului documentelor, prin căutarea / regăsirea / consultarea acestora;
• realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie ulterior păstrată într-o aplicaţie software şi centru de date specializate şi autorizate pentru păstrarea documentelor în formă electronică, conform legii 135/2007;
• asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la minim a consultării directe, a contactului fizic cu exemplarul original;
• asigurarea securităţii şi a accesului concurent. În timp ce un document pe suport hârtie poate fi accesat în original, la un moment dat, de către o singură persoană, arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr (teoretic) nelimitat de utilizatori, cu respectarea politicilor de acces şi a nivelelor de autorizare;
• monitorizarea continuă a accesului la documente, a gradului de utilizare al documentelor şi al operaţiilor efectuate de către utilizatori;
• distribuţia facilă a informaţiilor din documentele din arhivă către persoanele şi instituţiile autorizate;
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locaţie, fără costuri de copiere;
• pregătirea şi prelucrarea arhivistică a documentelor digitalizate astfel încât să se respecte cerinţele impuse de Arhivele Naţionale prin Legea 16/1996 şi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente.
Având în vedere disp legale aplicabile în raport cu necesităţile AC, de valoarea estimată şi de intenţia de atribuire a unui acord-cadru pentru o durată de 48 de luni pentru atribuirea contractului de SERVICII DE DIGITALIZARE ŞI ARHIVARE ELECTRONICĂ ŞI FIZICĂ, procedura aplicabilă este Licitaţie Deschisă.De asemenea, având în vedere valoarea estimată a acordului-cadru, respectiv valoarea min de 3.184.853,00 lei fără TVA şi valoarea max a acordului cadru este 6.273.231,00 lei fără TVA, determinate prin estimarea cantităţilor minime şi maxime necesare, procedura aplicabila este determinata de Licitaţia Deschisă.Licitaţia deschisa se va finaliza prin încheierea unui acord cadru , cu un singur OE, pe o perioada de 48 luni.
Descrierea detaliată a serviciilor şi cantităţilor solicitate se regăsesc în caietul de sarcini - parte a documentaţiei tehnice. Serviciile ofertate trebuie să respecte cerinţele minime impuse prin Caietul de sarcini. Acestea sunt considerate minimale şi obligatorii.
Login
