Realizarea unei analize a fluxurilor de documente din OSIM este necesară deoarece, în cadrul acţiunilor permanente pentru intensificarea digitalizării, OSIM are planificată implementarea unui sistem de management de documente în cursul anului următor.
Această analiză a fluxurilor de documente trebuie realizată, în condiţiile în care circuitul documentelor în cadrul organizaţiei este complex, se derulează pe mai multe nivelu...
Realizarea unei analize a fluxurilor de documente din OSIM este necesară deoarece, în cadrul acţiunilor permanente pentru intensificarea digitalizării, OSIM are planificată implementarea unui sistem de management de documente în cursul anului următor.
Această analiză a fluxurilor de documente trebuie realizată, în condiţiile în care circuitul documentelor în cadrul organizaţiei este complex, se derulează pe mai multe niveluri şi există multiple locuri şi modalităţi de primire, respectiv diseminare de documente atât în format electronic cât şi pe hârtie. Aceste fluxuri multiple de documente sunt greu de gestionat manual, necesitând multe/un volum mare de resurse umane, materiale şi timp, fiind necesară optimizarea în vederea reducerii resurselor alocate în prezent.
În cadrul activităţilor ce ţin de organizarea internă a activităţii, OSIM a stabilit proceduri operaţionale şi de sistem care includ, de la caz la caz, definirea şi circuitele documentelor specifice.
La ora actuală nu există însă o identificare completă a tuturor categoriilor de documente gestionate de OSIM, respectiv o imagine completă a traseelor fiecărei categorii. Analiza de flux de documente implică o activitate complexă de colectare de date, de încadrare a tuturor documentelor în grupe/categorii de documente precum şi de definire a tuturor traseelor posibile cu indicarea punctelor de validare, respectiv a drepturilor de acces.
2.2 Elaborarea de specificaţii tehnice şi estimări de costuri pentru elaborarea viitorului Caiet de Sarcini pentru lansarea în anul următor a unei proceduri de achiziţie publică pentru o soluţie tehnică integrată hardware/software de tip "Document Management System – Sistem de Management al Documentelor".
2.3 Prin intermediul acestui contract se vor obţine următoarele beneficii:
Beneficii privind securitatea accesului la documente. Accesul la documente va fi organizat metodic, ierarhizat şi controlat, prin realizarea analizei de flux, definind multiple niveluri/drepturi de acces;
Beneficii privind identificarea şi definirea circuitului pentru fiecare categorie de documente în fiecare etapă a fluxului; se va realiza o hartă a tuturor fluxurilor de documente de intrare, ieşire, respectiv de circuit intern, indiferent de suport (hârtie, electronic ca fişier ataşat la email, text de email, etc.). Totodată, această analiză de flux va conţine traseele documentelor: primire - raportare - prelucrare - analiza - diseminare - statistici - arhivare;
Beneficii privind pregătirea unui Caiet de Sarcini pentru viitoarea achiziţie a unei soluţii tehnice integrate de Sistem de Management al Documentelor prin definirea de specificaţii tehnice şi estimări de costuri realizate de experţi specializaţi în domeniu.
Login
