Serviciile de arhivare se efectueaza conform Legii 16 /1996 a Arhivelor Nationale.
1. Operaţiuni de prelucrare arhivistică a documentelor:
a) Toaletarea documentelor :
- Toaletarea documentelor se face cu scopul de a curăţa documentele prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă;
- Intreţinerea documentelor constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjura...
Serviciile de arhivare se efectueaza conform Legii 16 /1996 a Arhivelor Nationale.
1. Operaţiuni de prelucrare arhivistică a documentelor:
a) Toaletarea documentelor :
- Toaletarea documentelor se face cu scopul de a curăţa documentele prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă;
- Intreţinerea documentelor constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea părţilor utile ( text, desen, etc.), reparaţii ale zonelor sfîşiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, in princiuiu A4.
- îndepărtarea agrafelor metalice, capselor, clemelor, filelor nescrise, dubletelor, gruparea documentelor în dosare potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în legislaţia în vigoare, ordonarea cronologică a documentelor în cadrul dosarului,
- Documentele se îndosariază astfel incât să se asigure citirea completă a textului.
b) Ordonarea documentelor
- Documentele cuprinse în dosar se ordonează aşa cum au fost predate în bibliorafturi.
c) Îndosarirea, inventarierea, organizarea documentelor, după cum urmează:
- Aranjarea documentelor în coperţi de carton în ordinea indicate, găurirea se face cu maşină de găurit în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului şi să se evite deteriorarea în timp a hârtiei
- Filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începand cu numărul 1 pentru fiecare volum – max 200-250 file.
- Certificarea unităţilor arhivistice se face pe o foaie nescrisă, pusă la sfârşitul dosarului, prin formula "Prezentul dosar conţine.... file (cifre si litere") data si semnătura. .
- Completarea coperţii şi cotorului cu elementele de cotă pentru fiecare dosar. Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii si a compartimentului creator, indicativul unităţii arhivistice din nomenclator, cuprinsul unităţii arhivistice, numărul din inventar, numărul volumului, termenul de păstrare;
- Întocmirea inventarului/inventarelor atât în format clasic, cât şi în format electronic având următorul cuprins: numărul dosarului, poziţia din nomenclatorul arhivistic; denumirea documentelor; anii extremi; compartimentul; termenul de păstrare. –
d.Legarea dosarelor în coperţi de carton max. 200-250 file. Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii si a compartimentului creator, indicativul unităţii arhivistice din nomenclator, cuprinsul unităţii arhivistice, numărul din inventar, numărul volumului, termenul de păstrare pe baza nomenclatorului arhivistic;
- introducerea dosarelor in cutiile de arhivare ale prestatorului;
- aranjarea arhivei si inscriptionarea rafturilor;
- inventarierea electronica a dosarelor
- asistenta pentru realizarea Nomenclatorului Arhivistic