În Arhiva instituţiei se află aproximativ 660 de dosare care trebuie ordonate în cutii si transportate într-un depozit autorizat şi cca. 600 de dosare care trebuie legate, inventariate şi numerotate paginile (doar la documentele cu termen de păstrare permanent). Pe lângă aceste documente, în birourile instituţiei există cca. 500 de dosare care trebuie legate, inventariate si numerotate paginile, la cele cu termen de păstrar...
În Arhiva instituţiei se află aproximativ 660 de dosare care trebuie ordonate în cutii si transportate într-un depozit autorizat şi cca. 600 de dosare care trebuie legate, inventariate şi numerotate paginile (doar la documentele cu termen de păstrare permanent). Pe lângă aceste documente, în birourile instituţiei există cca. 500 de dosare care trebuie legate, inventariate si numerotate paginile, la cele cu termen de păstrare permanent.
Serviciul de arhivare fizică a documentelor va cuprinde următoarele operaţiuni, cuprinse în Anexa nr.1
ANEXA nr.1
1. Ordonarea documentelor conform nomenclatorului arhivistic în vigoare, pe categorii, anul creării şi termen de păstrare pt. aprox. 1500 dosare/pachet
2. Legarea dosarelor conform normelor în vigoare, cu sfoară şi coperţi de carton pentru aprox. 1100 de dosare. Dosarele nu trebuie să depăşească 250-300 file.In cazul depăşirii acestui număr se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar.Pe coperta dosarului se va înscrie: denumirea instituţiei şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme ale documentelor, volumul si termenul de păstare inclusiv coperta de carton, sfoară, coli albe)
3. Inventarierea dosarelor pentru aprox. 1100 de dosare. Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă/secţie. Dosarele care cuprind mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme. Inventarele se vor preda în format fizic şi în format electronic.
4. Numerotare file şi certificare dosare pentru aprox. 400 de file. Filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru, în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteză începând cu numărul I pt. fiecare volum. Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi a condicilor, se face următoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.
5. Cutii depozitare aproximativ 50 de buc. în care vor intra 10 dosare.
Serviciul de arhivare a documentelor se va desfăşura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire.
Materialele utilizate coperţile de carton, sfoara, colile albe, cutiile de depozitare vor intra în cheltuiala prestatorului.
II. Oferta financiară va conţine:
1. pretul fără tva pt. serviciile de arhivare cuprinse în Anexa 1 si
2. preţul fără tva pt. serviciul de depozitare/cutie de arhivare 10D sigilată şi identificată unic (O cutie conţine 10-12 dosare iar un dosar sa conţină 250-300 pag.)
III. CERINŢE DE CALIFICARE:
A. Prestatorul trebuie să prezinte următoarele autorizaţii de la Arhivele Naţionale :
1. Autorizaţie de funcţionare pentru prestare de servicii prelucrare arhivistică
2. Autorizaţie de funcţionare pentru prestare de servicii arhivistice de legătorie
3. Autorizaţie de funcţionare pentru prestare de servicii arhivistice de păstrare şi conservare
4. Autorizaţie de funcţionare pentru prestare de servicii arhivistice de utilizare a documentelor deţinute
B. Solicităm:
- Minimum 3 recomandări de la instituţiile publice de stat cu care au avut relaţii contractuale
- Autorizaţie de la ISU pentru pentru funcţionarea depozitelor de arhivă
- Poliţa de asigurare pentru depozit
C. Alte cerinţe:
- Timpul de răspuns la solicitările de documente să fie de maximum 5 ore (in regim de urgenţă)
Login
