I. PRELUAREA DOCUMENTELOR Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces - verbal de predare - primire semnat de către reprezentanţii ambelor părţi. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului, se va constitui o zona de carantina, iar documentele vor parcurge ...

I. PRELUAREA DOCUMENTELOR Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces - verbal de predare - primire semnat de către reprezentanţii ambelor părţi. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului, se va constitui o zona de carantina, iar documentele vor parcurge etapa de desinfectie si dezinsectie. II. GRUPAREA SI ORDONAREA DOCUMENTELOR Operaţiunea de grupare si ordonare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic sau, în lipsa acestuia, pe baza schemei organizatorice. Astfel, unităţile arhivistice/bibliorafturile/dosarele vor fi grupate si ordonate pe compartimente, ani, termene de păstrare si genuri de documente. III. CONSTITUIREA UNITĂŢILOR ARHIVISTICE (DOSARELOR) Documentele se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea beneficiarului - denumirea compartimentului creator - numărul dosarului (cota provizorie) şi anul - conţinutul pe scurt al unităţii arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Se asigură d

Arata tot

Arata mai putin