The purpose of the assignment is to appoint a service provider for the performance of reception tasks (in the broad sense) by one or more reception/polyvalent employee(s) on, among others, the new office floor of De Werkvennootschap. In early 2024, De Werkvennootschap will occupy an additional floor in the Botanic Tower in Brussels. The main purpose of the new floor is to provide additional work and meetin...

The purpose of the assignment is to appoint a service provider for the performance of reception tasks (in the broad sense) by one or more reception/polyvalent employee(s) on, among others, the new office floor of De Werkvennootschap. In early 2024, De Werkvennootschap will occupy an additional floor in the Botanic Tower in Brussels. The main purpose of the new floor is to provide additional work and meeting space. As many external people will visit the new office floor during the day, it is necessary to have a reception area. De Werkvennootschap is therefore looking for a service provider to ensure this permanence. However, the position will not be limited to reception work, the employee will be expected to be polyvalent. The tasks will be mainly supportive in nature, such as: administrative support, answering the phone, receiving, distributing and sending mail, copying, preparing meeting room reservations (preparing coffee/tea and the like), ordering and preparing and clearing lunch.As indicated, a reception permanence is required, the post should be manned from 8:30am to 5pm every working day (8 working hours + 30 minutes lunch break). If an employee should be absent on leave or due to illness, an equivalent replacement employee should be available.Many of De Werkvennootschap's projects are now starting to get off the ground, which means that further support by polyvalent staff may be required in the coming years. The Assignment is therefore marketed as a framework service agreement. The aim is for the employee(s) to start as soon as possible (in principle as early as the end of 2023) in order to be fully trained and familiar with the functioning of De Werkvennootschap by the time the new office floor is opened. De opdracht heeft als doel het aanstellen van een dienstverlener voor de uitvoering van onthaaltaken (in de ruime zin) door één of meer onthaal/polyvalente medewerk(st)er(s) op, onder andere, het nieuwe kantoorverdiep van De Werkvennootschap. Begin 2024 zal De Werkvennootschap een bijkomende verdieping in gebruik nemen in de Botanic Tower te Brussel. Het nieuw verdiep heeft als hoofddoel bijkomende werk- en vergaderruimte te bieden. Gezien er veel externe mensen gedurende de dag het nieuwe kantoorverdiep zullen bezoeken is het noodzakelijk dat er een onthaalpermanentie is. De Werkvennootschap is daarom op zoek naar een dienstverlener die deze permanentie kan waarborgen. De functie zal echter niet beperkt zijn tot onthaalwerk, er wordt van de medewerker verwacht dat hij/zij polyvalent inzetbaar is. De taken zullen voornamelijk ondersteunend van aard zijn, zoals: administratieve ondersteuning, telefoon opnemen, post ontvangen, verdelen en versturen, kopiëren, vergaderruimtes reserveren voorbereiden (koffie/thee en dergelijke klaarzetten), lunch bestellen en klaarzetten en afruimen.Zoals aangegeven is een onthaal permanentie vereist, de post dient elke werkdag van 8:30 t/m 17:00 bemand te zijn (8 werkuren + 30 minuten middagpauze). Wanneer een medewerker met verlof of door ziekte afwezig zou zijn dient er een evenwaardige vervangende medewerker beschikbaar te zijn.Veel projecten van De Werkvennootschap beginnen inmiddels volop op gang te komen, wat betekent dat er in de komende jaren mogelijks nog verdere ondersteuning door polyvalente medewerkers nodig zal zijn. De Opdracht wordt daarom als een raamovereenkomst voor diensten in de markt geplaatst. Het is de bedoeling dat de medewerk(st)er(s) zo snel mogelijk begint (in principe al eind 2023) om volledig ingewerkt en bekend te zijn met de werking van de Aanbestedende Overheid tegen het moment dat het nieuw kantoorverdiep geopend wordt. L'objet de la mission est de désigner un prestataire de services pour l'exécution de tâches d'accueil (au sens large) par un ou plusieurs employé(s) d'accueil/polyvalent(s), notamment au nouvel étage de bureaux de De Werkvennootschap. Début 2024, De Werkvennootschap occupera un étage supplémentaire dans la Tour Botanique à Bruxelles. L'objectif principal de ce nouvel étage est d'offrir un espace de travail et de réunion supplémentaire. Comme de nombreuses personnes externes visiteront le nouvel étage pendant la journée, il est nécessaire de disposer d'un espace de réception. L'entreprise cherche donc un prestataire de services pour assurer cette permanence. Cependant, le poste ne se limitera pas au travail de réception, l'employé devra être polyvalent. Les tâches seront principalement des tâches de soutien, telles que : soutien administratif, réponse au téléphone, réception, distribution et envoi du courrier, photocopies, préparation des réservations de salles de réunion (préparation du café/thé et autres), commande et préparation et débarrassage des repas de midi.Comme indiqué, une permanence de réception est requise, le poste devant être occupé de 8h30 à 17h tous les jours ouvrables (8 heures de travail + 30 minutes de pause déjeuner). En cas d'absence d'un employé pour cause de congé ou de maladie, un employé de remplacement équivalent doit être disponible.De nombreux projets de De Werkvennootschap commencent à être mis en œuvre, ce qui signifie qu'un soutien supplémentaire par du personnel polyvalent pourrait être nécessaire dans les années à venir. La mission est donc commercialisée sous la forme d'un contrat-cadre de services. L'objectif est que le(s) employé(s) commence(nt) le plus tôt possible (en principe dès la fin de l'année 2023) afin d'être entièrement formé(s) et familiarisé(s) avec le fonctionnement du Pouvoir adjudicateur au moment de l'ouverture du nouvel étage de bureaux.

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