În vederea unei bune implementări a proiectului se intenţionează contractarea unui serviciu de digitizare/digitalizare documente, cu respectarea dispoziţiilor contractului de finanţare şi a actelor normative aplicabile, astfel încât obiectivele propuse să fie atinse în limitele de timp şi de buget alocate proiectului, cu obţinerea rezultatelor aşteptate.
Astfel, conform contractului de finanţare:
• Documentele vizate vor ...
În vederea unei bune implementări a proiectului se intenţionează contractarea unui serviciu de digitizare/digitalizare documente, cu respectarea dispoziţiilor contractului de finanţare şi a actelor normative aplicabile, astfel încât obiectivele propuse să fie atinse în limitele de timp şi de buget alocate proiectului, cu obţinerea rezultatelor aşteptate.
Astfel, conform contractului de finanţare:
• Documentele vizate vor avea o vechime mai mare de 10 ani (reprezintă dosare de proprietate, dosare conţinând documente de patrimoniu al municipiului, dosare ale hotărârilor consiliului local şi anexele acestora, documente juridice care fac obiectul muncii curente a compartimentelor funcţionale);
• Nu vor face obiectul acestei activităţi documentele care fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
• Procesele acoperite de serviciul de digitizare/digitalizare documente: registratură, clasificare conform nomenclatorului evidenţă unităţi arhivistice, selecţionare, acces, păstrare;
• Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi a identificatorilor documentelor / grupărilor de documente din care fac parte;
• Metadatele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluţia informatică şi administrare prin interfaţa acesteia.
Serviciile de digitizare/digitalizare documente pentru eficientizarea serviciilor de bază din cadrul instituţiei vor asigura:
• arhivarea dosarelor fizice şi integrarea informaţiilor în baza de date;
• realizarea efectivă a bazei de date (stocarea electronică a documentelor curente şi arhivate; trierea prelucrarea şi prezentarea documentelor);
• fluxul de documente (primire / transmitere documente; accesarea documentelor);
• integrarea acestui serviciu de digitizare/digitalizare documente cu cel existent în cadrul instituţiei şi integrarea informaţiilor în baza de date.
Activitatea de retro-digitizare/digitizare profesională va presupune îndosarierea, legarea, numerotarea, completare date, inventarierea şi scanarea pentru 6.000 de unităţi arhivistice. O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250-300 de file. 6.000 de unităţi arhivistice reprezintă 300 de metri liniari.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 10 Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari cu 6 zile inainte de data limita pentru depunerea ofertelor.
Nota: la calculul termenului de solicitare/răspuns clarificări exprimat in zile, data limită de depunere a ofertelor nu se ia în considerare.
Login
