Documentele din fiecare dosar se leaga cu sfoara in coperti de carton , in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului. Dosarele constituite nu vor depasii 250-300 de file , in cazul depasirii acestui numar se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.
Pe coperta dosarului se inscriu : denumirea unitatii si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar , anul , datele extreme ale documentelor...
Documentele din fiecare dosar se leaga cu sfoara in coperti de carton , in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului. Dosarele constituite nu vor depasii 250-300 de file , in cazul depasirii acestui numar se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.
Pe coperta dosarului se inscriu : denumirea unitatii si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar , anul , datele extreme ale documentelor, volumul si termenul de pastrare. Dosarele se depun la compartimentul de arhiva pe baza de inventare .
Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca. In cazul dosarelor formate din mai multe volume , in inventar fiecare volum va primi un numar curent distinct.
Dosarele care cuprind mai multi ani se vor inventaria la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. Inventarele se predau in format fizic si in format electronic. În preţ sa fie incluse materialele (coperta, etichete , coli albe A4, sfoara etc), manopera şi inventarul în format electronic. Filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum; Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, se face următoarea certificare: „Prezentul dosar ( registru, condică ) conţine ... file", în cifre . Se va numerota polita
Login
