¬¬ Autoritatea Contractanta inten?ioneaza sa achizi?ioneze un sistem informatic pentru gestiunea inregistrarilor documentelor interne si externe precum si arhivarea lor electronica Acest Sistem informatic trebuie sa asigure accesul la informa?ii pentru cel pu?in 30 de utilizatori, cu evitarea blocarilor reciproce si respectiv sa fie scalabil pentru un numar nelimitat de utilizatori Obiectivul general al consultarii de piata...

¬¬ Autoritatea Contractanta inten?ioneaza sa achizi?ioneze un sistem informatic pentru gestiunea inregistrarilor documentelor interne si externe precum si arhivarea lor electronica Acest Sistem informatic trebuie sa asigure accesul la informa?ii pentru cel pu?in 30 de utilizatori, cu evitarea blocarilor reciproce si respectiv sa fie scalabil pentru un numar nelimitat de utilizatori Obiectivul general al consultarii de piata este obtinerea propunerilor tehnice si financiare estimative si neangajante, pentru buna functionare a sistemului pentru 24 luni, in mediul productiv din cadrul autoritatii contractante. Caracteristici generale: Software-ul de arhivare electronica trebuie sa se bazeze pe o licen?a perpetua cu drept de administrare de catre agentie, fara limita de utilizatori si fara costuri suplimentare per utilizator. Cerintele generale minime si obligatorii sunt prezentate în cele ce urmeaza: - Software-ul de arhivare electronica trebuie sa fie oferit de catre furnizor ca solutie la cheie; - Sa prezinte functionalitati specializate pe specificul agen?iei si directiile proprii de dezvoltare; - Sa fie se prezinte ca un sistem unitar, cu o baza de date unica, relationala; accesul la informatii sa poata fi partajat, în functie de drepturile aferente, pentru acces si administrare unitara. Baza de date trebuie sa suporte un volum ridicat de date; - Sistemul trebuie sa ofere flexibilitate maxima in alegerea platformei tehnologice de operare (hardware, baze de date) si sa fie independent de acestea; - Sa fie perfect adaptat legislatiei românesti, sa nu necesite o interventie speciala pentru realizarea acestei compatibilitati si sa asigure o permanenta aliniere cu aceasta, post-implementare; - Interfa?a software-ului de arhivare electronica cu utilizatorul sa fie facila, intuitiva, interactiva, în limba româna (inclusiv indicatii, mesaje de avertizare / erori); - Interfa?a software-ului de arhivare electronica cu utilizatorul sa fie accesibila dintr-un browser de internet consacrat: Firefox, Chrome, Internet Explorer. - Interfa?a-utilizator coerenta din punctul de vedere al elementelor de design (structura, fonturi, culori, meniuri, etc.) la nivelul întregului sistem; - Sa permita usurinta în utilizarea sistemului, pe cât posibil autentificarea sa se faca o singura data pe parcursul unei zile, iar accesarea de date din diferite module sa se poata realiza fara a fi necesara deconectarea si reconectarea în sistem; - Sistemul sa permita interven?ia administratorului din cadrul agen?iei asupra formelor de rapoarte multicriteriale, precum ?i introducerea de noi module ?i câmpuri pentru sistem; - Sa asigure limitarea la maximum a posibilita?ii de a introduce date eronate sau neverosimile sau de a opera func?ii gre?ite; - Sa asigure integritatea, confidentialitatea si disponibilitatea permanenta a datelor, cu timpi minimi de nefunctionare; - Sa permita arhivarea datelor atât din utilizarea sistemului implementat cât ?i din digitizarea documentelor existente în format fizic, cu facilitati de backup manual sau automat, programat; - Sa permita aducerea informa?iilor din arhive, in cazul in care este nevoie de situa?ii de analiza detaliata pe perioade trecute de timp; - Sa permita importul si exportul datelor în diferite formate de baze de date; - Documentele emise din sistem trebuie sa poata fi exportate în format electronic (.doc / .docx, .xls / .xlsx, .pdf, .csv.); - Interactivitate cu periferice externe (cititoare coduri de bare, dispozitive mobile, imprimante de retea, scannere, etc.); - Sa nu permita introducerea dubla a documentelor, sa sesizeze datele inconsistente, datele lipsa sau deteriorate; - Sa existe un sistem de validare a introducerii datelor, care sa asigure calitatea datelor introduse prin proceduri de validare (prin definirea câmpurilor obligatorii, a formatului acceptat pentru anumite câmpuri, a unor valori sau plaje de valori posibile pentru anumite câmpuri etc.) precum si prin verificarea si aten?ionarea utilizatorilor asupra incompatibilita?ilor sau contradic?iilor dintre înregistrari; - Sa permita valori ini?iale pentru câmpuri de date specificate, respectiv un mod de lucru bazat pe selectare din liste sau preluare de valori de la înregistrari anterioare, acolo unde acest lucru este posibil; - Sa asigure un grad înalt de confidentialitate a datelor, cu delimitarea responsabilita?ilor fiecarui utilizator, cât si înregistrarea tuturor actiunilor efectuate de fiecare utilizator; - Securitatea aplica?iilor trebuie sa fie disponibila la nivel de operatie pentru utilizatori individuali, grupuri, departamente; - Sistemul de autorizare trebuie sa permita acordarea de autorizatii detaliate pe module sau actiuni, si sa fie flexibil, pentru a permite aducerea de modificari si îmbunatatiri ulterioare la adresa autorizatiilor / drepturilor de acces pentru utilizatori; - Sistemul trebuie sa permita conectarea din afara retelei companiei, doar pentru anumiti utilizatori, accesul la modulul de raportare pentru managementul superior, toate acestea cu un grad sporit de securitate (conexiune VPN, acces web / remote desktop securizat, criptarea datelor, etc.); - Monitorizare în detaliu a performantei sistemului, de catre administratorul de sistem; - Modul de raportare a performantelor si activitatilor, care sa cuprinda atât rapoarte standard, impuse de legislatie. - Furnizorul trebuie sa asigure instruirea personalului (administrator ?i operatori/utilizatori) pe toate modulele solu?iei de arhivare electronica; - Software-ul de arhivare electronicasa fie upgradabil, adica sa suporte extinderea activitatii institutiei, inclusiv modificarea structurii acesteia; - Sa prezinte o arhitectura client / server; - Sa aiba integrate func?ionalitati de administrare, si anume: între?inere utilizatori, gestiune dimensiuni tabele din baza de date, optimizare, rutine pentru verificarea consistentei si integrita?ii datelor, acces de la distanta pe sistem in scopul recuperarii datelor dupa erori severe datorate unor evenimente deosebite. De asemenea, administratorul sa poata integra noi module create puse la dispozi?ie gratuit de furnizor; - Furnizorul trebuie sa asigure un timp de raspuns cât mai scurt la solicitari pe perioada de implementare, eventual cu posibilitatea de oferire de suport tehnic la distanta (remote assistance, remote desktop). Caracteristici de securitate: Software-ului de management documentetrebuie protejat împotriva încercarilor deliberate sau accidentale de acces neautorizat la datele pe care acestea le înmagazineaza. Sistemul trebuie sa permita urmatoarele facilita?i: - controlul complet al accesului utilizatorilor la sistemele de aplica?ii si fi?ierele de date; - ierarhizarea in clase a utilizatorilor finali; - generarea de parole si facilita?i de administrare; - asigurarea securita?ii tuturor interfe?elor sistemului informatic, prevenind accesul utilizatorilor neautoriza?i la sistem; - raportarea în orice moment a detaliilor privitoare la accesul in sistem al utilizatorilor. Pentru fiecare rol, in func?ie de specificul activita?ii acestuia, se vor stabili componentele sistemului informatic care trebuie sa acopere activitatea curenta, inclusiv digitizarea documentelor existente în format letric. Toate tranzac?iile efectuate de utilizatori vor fi înregistrate înbaza de date în tabele speciale de log/audit. Se vor furniza func?ionalita?i de administrare care sa permita oferirea sau revocarea drepturilor de acces, accesul la informa?ii pe baza de parole. Drepturile de acces se vor acorda diferen?iat in func?ie de: modul, opera?ie, grad de securizare a informa?iei, nivel organiza?ional. Cerin?e func?ionale minime si obligatorii: - Crearea de metadate pentru documentele digitizate din arhiva agen?iei; - Integrarea fisierelor care con?in documentele digitizate cu alte sisteme informatice din cadrul agen?iei; - Posibilitatea adaugarii de metadate, de catre utilizator pentru documentele nou scanate; - Accesarea arhivei sa se faca în mod controlat, pe baza de utilizator ?i parola; - Accesarea interfe?ei de management sa se faca prin intermediul unui browser de internet. - Instalarea se va face in infrastructura Beneficiarului' - Posibilitatea instalarii sub sistem de operare Linux si Windows. Scopul digitalizarii este crearea fi?ierelor care con?in metadatele documentelor conven?ionale în vederea cuprinderii acestora în arhiva electronica gestionata prin intermediul modulului de arhivare electronica. Digitalizarea trebuie sa respecte integritatea documentului, aspectul originalului si succesiunea corecta (originala) a elementelor componente (pagini, file, etc.). O reproducere fidela presupune posibilitatea producerii (printarii) unui facsimil la dimensiunea 1:1. Vor fi respectate urmatoarele etape: - a) analizarea arhivei fizice (planuri metodice de scanare) - b) numarul total de documente care urmeaza a fi arhivate electronic; - c) dimensiunile / formatele documentelor; - d) gradul de uzura per dosar / formate - stadiul de conservare a documentelor, ?inând cont ca în dosare pot exista documente cu vechime considerabila, scrise pe hârtie cu un înalt grad de uzura; Alte func?ionalita?i: - Indexare si metadate: indexare automata a numarului de inregistrare - Arhivare - Cautare Avansata - Scanare - Registratura electronica - Versionare documente incrementala - Atribuire document unui utilizator - Modificare status document - Stabilire proces de lucru document - Rapoarte - Alerte / Notificari - Acces securizat - Workflow documente; reguli automate in procesarea documentelor Procesul de implementare a solu?iei de arhivare electronica. Procesul de implementare va fi realizat de personal calificat, a carui experienta reiese in mod clar din CV-uri si din certificarile corespunzatoare, depuse in documenta?ia de calificare. Ofertantul va pune la dispozi?ie, la finalul implementarii, manualul sistemului informatic in format electronic, in limba romana, care va con?ine "help”-ul si va preda procedurile de asigurare a func?ionalita?ii si securita?ii sistemului (configurare securitate, procedurile de back-up si restaurare, recuperare in caz de dezastre etc.). Serviciul de suport (help) va fi disponibil ?i prin e-mail. Procesul de implementare trebuie sa includa cel pu?in: • Servicii de analiza si configurare/adaptare componente software pentru implementare sistemului; Instruirea utilizatorilor sistemului va trebui furnizata înainte de intrarea in exploatare a aplica?iei ?i va fi structurata pe mai multe module: • Instruire generala pentru to?i utilizatorii; • Instruire aprofundata pentru utilizatorii cheie pe diferitele componente si func?ionalita?i ale sistemului informatic integrat; • Instruire specializata pentru administratorii de sistem care vor oferi suportul tehnic de între?inere a sistemului. Structura sistemului informatic trebuie sa fie scalabila, permi?ând implementarea initiala a unor module de baza, si ulterior adaugarea de module suplimentare, odata cu dezvoltarea cerintelor agentieului; functionarea unui modul trebuie sa nu fie conditionata de achizitionarea unor module suplimentare; De asemenea, trebuie sa se permita suplimentarea cu noi module, în orice moment, în functie de cerintele agentiei, fara modificari substantiale ale aplicatiei si fara generarea de timpi de nefunc?ionare. Ofertantul trebuie sa asigure servicii de mentenan?a, post implementare, constând în: - actualizarea sistemului cu versiuni noi; - eliminarea deficien?elor de func?ionare constatate în condi?ii de exploatare normala. Solu?ia de arhivare electronica va fi implementata pe structura hardware pusa la dispozi?ie de Achizitor. Performantele tehnice vor respecta integral cerintele de mai sus . Perioada maxima de implementare a sistemului va fi Decembrie 2017. Specificarea in cadrul consultarii de piata, a unor denumiri de marci, furnizori, producatori etc, este neintentionata si acestea se vor citi obligatoriu, insotite de sintagma "sau echivalent”. Servicii de garantie 1 an de la furnizare, instalare, implementare si instruire. PRETUL DIN OFERTA: Pretul din oferta va fi exprimat in Lei. DURATA CONTRACTULUI: Decembrie 2017 DATA LIMITA DE PRIMIRE A OFRTELOR: 28.11.2017 ORA 17:00 ADRESA LA CARE TRANSMIT OFERTELE: Achizitiipublice.roaid@gmail.com GARANTII SOLICITATE: Nu este cazul MODALITATI DE PLATA: 10 zile de data primirii facturii. PERIOADA DE TIMP IN CARE OFERTANTUL TREBUIE SA ISI MENTINA OFERTA VALABILA: 30 de zile CRITERIUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI: PRETUL CEL MAI SCAZUT.

Arata tot

Arata mai putin