La nivelul Secretariatului General al Guvernului este implementată şi utilizată o soluţie de registratură dezvoltată utilizând tehnologia M-Files ce permite înregistrarea şi stocarea documentelor primite din afara instituţiei precum şi a celor transmise către terţi. Produsul permite, conform licenţierii existente, scanarea şi OCR-izarea documentelor. Funcţia nativă de căutare permite multiple moduri de căutare şi regăsire ...
La nivelul Secretariatului General al Guvernului este implementată şi utilizată o soluţie de registratură dezvoltată utilizând tehnologia M-Files ce permite înregistrarea şi stocarea documentelor primite din afara instituţiei precum şi a celor transmise către terţi. Produsul permite, conform licenţierii existente, scanarea şi OCR-izarea documentelor. Funcţia nativă de căutare permite multiple moduri de căutare şi regăsire a documentelor funcţie de criterii multiple.
Conform cerinţelor curente, generate de necesitatea ca întregul ciclu de viaţă al unui document să fie exclusiv în format electronic, se urmăreşte extinderea aplicaţiei de înregistrare a documentelor la o platformă unică de stocare a documentelor ce va permite un mod de lucru integrat şi securizat care să permită/asigure:
- gestiunea documentelor şi fluxurilor organizaţionale,
- înregistrarea şi arhivarea electronică a documentelor,
- un circuit prestabilit al documentelor în funcţie de drepturile utilizatorilor,
- facilitaţi de sortare, prelucrare şi facilităţi avansate de afişare a datelor folosind tehnologia M-Files.
În prezent, la nivelul autorităţii există o infrastructură IT operaţională bazată pe următoarele tehnologii cu incidenţă asupra prezentului proiect:
- Soluţie de înregistrare a documentelor de intrare şi ieşire bazată pe M-Files 2018,
- Layer virtualizare bazat pe VMWare versiunea 6.5;
- Soluţie bază de date MS SQL Server 2012;
- Soluţie de raportare MS SQL Server Reporting Services;
- Soluţie de backup Commvault;
- Elemente de reţea bazate pe tehnologie CISCO şi Fortinet ce vor fi reconfigurate conform noilor necesităţi identificate;
- Echipamente de tip FUJITSU PRIMERGY RX2540 M4 ce deservesc platforma de virtualizare;
- Echipament de tip storage Fujitsu Ethernus DX100 S4.
Soluţia tehnică rezultată în urma prestării serviciilor ofertate va trebui să ruleze utilizând infrastructura existentă la nivelul beneficiarului precum şi licenţele software menţionate.
Prin serviciile achiziţionate se vor instala şi configura în mod obligatoriu:
- maşinile virtuale necesare, în arhitectura rezultată în urma etapei de proiectare, două medii similare de test şi producţie,
- se vor realiza configurările pe echipamentele de comunicaţii şi securitate (Cisco şi Fortinet)
- se va implementa procedura necesară de back-up a întregului sistem folosind soluţia de backup Commvault.
Aplicaţia de registratură existentă la nivelul SGG este dezvoltată pe platformă M-Files. Aplicaţia actuală permite doar înregistrarea şi regăsirea documentelor de intrare în 3 registre definite. După înregistrare documentele rămân stocate în depozitul de documente, fără trimiterea acestora către structurile interne.
În cadrul D.R.P. există o aplicaţie informatică de gestionare a activităţilor principale ale Departamentului şi anume: Gestionare întrebări – interpelări formulate de parlamentari şi a răspunsurilor aferente acestora; Urmărire proces legislativ parlamentar pentru proiecte legislative guvernamentale şi a solicitărilor conexe cu privire la acestea; Evidenţa puncte de vedere cu privire la iniţiative legislative parlamentare şi urmărirea proceselor asociate elaborării şi adoptării lor, precum şi a procesului legislativ parlamentar aferent; Monitorizare program legislativ al Guvernului; Monitorizare proiecte de ordonanţe simple şi de urgenţă pentru care s-a solicitat avizul D.R.P.
Aplicaţia menţionată este bazată pe Reliable Document Management 2.0 soluţie care urmăreşte şi implementează (bazată pe o structură client server) evidenţa proceselor şi informaţiilor specifice corespunzătoare atribuţiilor D.R.P., aplicaţie pentru care în ultimii ani nu s-a mai putut beneficia de mentenanţă şi nici de o minimă dezvoltare (actualizare) potrivit actualelor necesităţi ale D.R.P.
Structura client server se bazează pe o formulă client/browser web (Mozila Fierfox/ Chrome la nivel client) şi respectiv un sever web Apache2 care implementează prin intermediul limbajului PHP 5 structuri de baze de date implementate prin SGBD MySQL şi POSTGRESQL, structuri corespunzătoare celor 5 tipuri de activităţi menţionate anterior.
Versiuni ale softurilor
• Server Sistem de operare: windows server 2008 R2
• Web server: Apache 2
• PHP: versiunea 5.5
• My SQL: versiunea 5
• POSTGRESQL: versiunea 8.4 cu opţiune client php 9.2
Se poate remarca că atât SGBD-urile, cât şi PHP sunt versiuni vechi, ce prezintă vulnerabilităţi şi limitări. Acesta reprezintă încă un motiv pentru actualizarea soluţiei informatice utilizate la nivelul D.R.P.
Volumul mare de informaţii existente în dinamica relaţiei cu Parlamentul, precum şi complexitatea fluxurilor necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor ce revin Departamentului face necesară implementarea unui sistem de management al proceselor, documentelor şi informaţiilor, care să integreze aspectele descrise anterior.
Categorii de servicii solicitate:
Prestatorul va trebui să dezvolte soluţia informatică pornind de la situaţia existentă la nivelul Secretariatului General al Guvernului – Departamentul pentru Relaţia cu Parlamentul cu specificaţiile tehnice minimale din caietul de sarcini şi cu cadrul normativ incident, în baza instrucţiunilor şi a informaţiilor primite de la Autoritatea contractantă (Beneficiar) în etapa de analiză. Serviciile solicitate prin caietul de sarcini vor trebui să acopere următoarele faze de construcţie a soluţiei informatice:
- Analiză
- Proiectare
- Dezvoltare
- Testare
- Optimizare şi import date istorice
- Instruire utilizatori cheie
- Elaborare documentaţie/manuale
În cadrul etapelor de analiză şi de proiectare se vor clarifica detaliile de configurare pentru toate funcţionalităţile platformei. Documentul de analiză şi Documentul de proiectare va include lista completă a funcţionalităţilor sistemului, detalierea grupurilor/rolurilor de utilizatori ai sistemului şi a drepturilor acestora, descrierea noilor fluxuri de lucru, astfel încât să se atingă toate obiectivele funcţionale ale caietului de sarcini. Lista tuturor cerinţelor va fi numerotată, astfel încât fiecare cerinţă să aibă un cod unic care va fi utilizat până în etapa finală de testare a sistemului, pentru asigurarea trasabilităţii cerinţelor.
Contractantul trebuie să faciliteze importul tuturor datelor, informaţiilor şi documentelor/fişierelor existente din vechile bazele de date (MySQL, PostgreSQL).
În contextul dezvoltării şi digitalizării necesare, atât ca tendinţă generală, cât şi ca mecanism specific în contextul desfăşurării activităţilor, se propune o dezvoltare a mecanismelor specifice proceselor gestionate în cadrul domeniului relaţiei Guvern - Parlament. Volumul mare de informaţii existente în dinamica relaţiei cu Parlamentul, precum şi complexitatea fluxurilor necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor ce revin Departamentului face necesară implementarea unui sistem de management al proceselor/documentelor/informaţiilor, care să integreze aspectele descrise mai jos:
- Gestionare întrebări – interpelări formulate de parlamentari şi a răspunsurilor aferente acestora;
- Urmărire proces legislativ parlamentar pentru proiecte legislative guvernamentale şi a solicitărilor conexe cu privire la acestea;
- Evidenţa puncte de vedere cu privire la iniţiative legislative parlamentare şi urmărirea proceselor asociate elaborării şi adoptării lor, precum şi a procesului legislativ parlamentar aferent;
- Monitorizare program legislativ al Guvernului;
- Monitorizare proiecte de ordonanţe simple şi de urgenţă pentru care s-a solicitat avizul D.R.P.
Totodată, în cadrul etapei de analiză se vor defini şi necesităţile pentru OCR-izarea documentelor asociate şi integrarea lor în fluxurile descrise mai sus.
Login
