- Constituirea dosarelor pe categorii de documente, legarea acestora, inscrierea datelor de identificare pe coperta si sigilare conform cu optiunile compartimentelor
- Inventarierea si selectionarea dosarelor si documentelor existente in arhiva institutiei
- Pregatirea documentelor pentru scanare;
- Scanarea documentelor;
- Regruparea documentelor in forma initiala;
- Indexarea documentelor
- Conversia docum...
- Constituirea dosarelor pe categorii de documente, legarea acestora, inscrierea datelor de identificare pe coperta si sigilare conform cu optiunile compartimentelor
- Inventarierea si selectionarea dosarelor si documentelor existente in arhiva institutiei
- Pregatirea documentelor pentru scanare;
- Scanarea documentelor;
- Regruparea documentelor in forma initiala;
- Indexarea documentelor
- Conversia documentelor din format fizic in format digital
- Importarea documentelor in Solutia de Arhivare Electronica
I. CONTINUTUL “SERVICIILOR DE ARHIVARE”
2.1. Etape de parcurs pentru realizarea “SERVICIILOR DE ARHIVARE”
Pentru realizarea „Serviciilor de arhivare”, prestatorul va parcurge următoarele etape:
a) desprăfuirea;
b) toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc) şi a ciornelor;
c) ordonarea documentelor conform organigramei şi Nomenclatorului arhivistic al
Ministerul Mediului şi Schimbărilor Climatice;
d) inventarierea documentelor;
e) copertarea şi îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor în coperte
din carton, găurirea cu utilaje care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu ata de legatorie,
numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal), constituirea inventarelor pe suport de hârtie şi electronic.
II. CONTINUTUL “SERVICIILOR DE ARHIVARE ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR”
Vor fi respectate urmatoarele etape:
a) analizarea arhivei fizice (planuri metodice de scanare)
b) numărul total de documente care urmeaza a fi arhivate electronic;
c) dimensiunile / formatele documentelor;
d) gradul de uzura per dosar / formate - stadiul de conservare a documentelor, tinând cont ca în
dosare exista documente cu vechime considerabila, scrise pe suporti friabili sau pe hârtie cu un înalt grad de aciditate;
e) separarea pe fonduri;
f) legatura ce urmeaza a fi facuta între arhiva fizica si cea electronică.
Vor fi supuse executării “serviciilor de arhivare” documente care vor însuma cantitatea de 240 metri liniari de arhivă
III. DETALIEREA CONŢINUTULUI “SERVICIILOR DE ARHIVARE ELECTRONICĂ
A DOCUMENTELOR”
Scanarea documentelor (posibilitatea digitalizarii de la documente de dimensiunea unei carti de identitate pâna la documente de dimensiune A3).
Identificarea tipurilor de documente si indexarea acestora în functie de criteriile stabilite anterior (tipul documentului, etc).
Transpunerea tuturor informatiilor într-o baza de date şi transferul pe suport memorie digitala (DVD, CD).
Cantităţile de documente supuse operaţiunilor de arhivare electronica vor fi supuse activităţii de arhivare electronica cantitatea de 240 metri liniari de dosare.
Prestatorul va pune la dispozitia beneficiarului un software pentru administrarea arhivei electronice, soft ce va permite accesul pe nivele de acces/securitate cu user şi parolă, cautarea si identificarea documentului dupa tip, data, etc.
Numărul de utilizatori va fi de maximum 10,
Prestatorul va include in costul serviciilor de arhivare electronica si DVD-urile pe care se va livra
arhiva electronica, importul arhivei electronice rezultate in soluţia de management al arhivei
electronice,
- Asigurarea logistică Materialele, uneltele de lucru şi celelalte mijloace necesare efectuării lucrărilor de “servicii de arhivare”, descrise mai sus, se vor asigura de firma prestatoare, inclusiv cutiile pentru depozitarea arhivei.
- Timpul de lucru Decontarea lucrărilor se va face lunar, având ca bază metrul liniar de documente.
- Locul desfăşurării serviciilor de arhivare şi selecţionare. Lucrările de arhivare a documentelor, în principiu-constituirea dosarelor, se vor desfăşura în spatiul pus la dispozitie in Primariei Prundeni, judetul Valcea.
- Condiţii de confidenţialitate şi de siguranţă pentru documentele cu care se lucrează documentele supuse operaţiunilor de “servicii de arhivare” sunt de uz intern. Difuzarea de date sau scoaterea din locurile de păstrare a acestor documente este interzisă de lege. Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucrul cu documente şi vor semna un Angajament de confidenţialitate
Login
