Activitatea principală care va fi realizată de către consultantul (contractantul) selectat, constă în realizarea, în primă etapă, a unei analize a procedurilor de lucru existente si a modului propriu-zis de desfasurare în prezent a activitatilor pentru furnizarea serviciilor catre cetateni si mediul de afaceri. Dupa analizarea situatiei curente, consultantul va propune o regandire a fluxurilor de activitati, astfel incat sa...
Activitatea principală care va fi realizată de către consultantul (contractantul) selectat, constă în realizarea, în primă etapă, a unei analize a procedurilor de lucru existente si a modului propriu-zis de desfasurare în prezent a activitatilor pentru furnizarea serviciilor catre cetateni si mediul de afaceri. Dupa analizarea situatiei curente, consultantul va propune o regandire a fluxurilor de activitati, astfel incat sa se realizeze o eficientizare a activitatilor, utilizand platformele informatice care se vor achizitiona in cadrul proiectului. Se va avea in vedere identificarea cerintelor de integrare intre sisteme, care sa asigure schimbul de informatii necesar pentru optimizarea activitatilor si pentru obtinerea rapoartelor de management care sa permita luarea deciziilor.
Pentru fiecare flux de lucru care va fi afectat de implementarea serviciilor electronice, atât din perspectivă back-office cât şi front-office, Consultantul va analiza situaţia existentă, va identifica şi va propune o modalitate de optimizare a procesului în vederea derulării sale sub formă electronică. Consultantul va prezenta etapele fiecărui flux de lucru si informaţiile care vor fi colectate în fiecare etapa a fluxului. Astfel, de exemplu, pentru fluxurile de lucru cu publicul prin portalul de servicii electronice se vor determina, pentru fiecare tip de serviciu in parte, informaţiile necesare din partea solicitantului si modul în care acestea vor fi solicitate prin ecranele interfeţei web a portalului. Se va avea în vedere ca modul de lucru sa fie centrat pe nevoile cetaţeanului (solicitantului) si nu neaparat pe stricta transpunerea în format electronic a formularelor existente în acest moment în format tiparit.
Strategia avuta în vedere pentru asigurarea unor servicii electronice prietenoase are în vedere colectarea datelor necesare din partea solicitantului, completarea acestora cu date deja existente în profilul de portal al solicitantului (daca este cazul) si, ulterior, generarea automata, de catre sistemul portal, a formularelor PDF.
Formularele se vor genera prin definirea în cadrul sistemului a unor sabloane care vor încorpora ulterior, în mod automat, informaţiile introduse în ecranele aplicaţiei portal de catre solicitant si vor genera formulare PDF completate pe care solicitantul le va putea descarca local si semna electronic înainte a le transmite prin portal catre Primarie.
În vederea implementarii acestui mod de lucru este însa necesara definirea, în aceasta etapa de consultanţa, a informaţiilor relevante pentru fiecare formular în parte si a modului de colectare a acestor informaţii. De asemenea, se va proiecta şi documenta întregul traseu electronic pe care formularul electronic transmis prin portal îl va urma ulterior în interiorul instituţiei, prin preluarea automata în sistemul de management al documentelor si al fluxurilor de activitaţi si parcurgerea tuturor etapelor de analiza si de procesare a cererii si a documentelor atasate acesteia de catre serviciile si persoanele responsabile din cadrul instituţiei.
Se va avea in vedere preluarea automata a informatiilor structurate completate de solicitant în portal in aplicatiile de back-office prin care se gestioneaza respectivul tip de cerere, astfel incat sa se evite introducerea manuala in sistemele de back-office, de catre functionari, a informatiilor deja introduse in formulare de catre solicitanti. La finalul procesului, formularele de raspuns se vor transmite solicitantului, semnate electronic, tot prin intermediul portalului sau, in cazul in care acesta opteaza pentru aceasta alternativa, la ghiseu.
Propunerile de reconfigurare a fluxurilor de lucru vor fi prezentate echipei de proiect a beneficiarului, existand o prima consultare. Dupa agreearea unei forme a noilor fluxuri de lucru, aceasta va fi prezentata managementului institutiei, pentru obtinerea comentariilor si a suportului necesar în vederea transpunerii ulterioare în practica.
Avand in vedere ca prin reconfigurarea fluxurilor de activitati va fi afectat modul actual de lucru, este important obtinerea suportului managementului institutiei, care este in masura sa ia masurile organizatorice necesare pentru impunerea unui nou mod de lucru.
Dupa agrearea de principiu a noilor fluxuri de lucru, consultantul va propune specificaţiile funcţionale pentru noile proceduri de lucru. Acestea vor avea in vedere atat aspecte privind activitatile interne, cat si pe cele ce tin de relatia cu cetatenii/ mediul afaceri privind serviciile furnizate catre acestia, ce fac obiectul analizei.
Consultantul va include specificaţiile funcţionale ale noilor procese de lucru în caietul de sarcini pentru selecţia furnizorului si a soluţiilor informatice necesare pentru implementarea noilor fluxuri de lucru, astfel încât viitorul furnizor sa înţeleaga exact care sunt asteptarile cu privire la implementarea noilor procese de lucru si sa îsi poata calibra în mod realist oferta de produse si de servicii necesare în vederea atingerii integrale a obiectivelor proiectului.
De asemenea, se vor formula cerinţe tehnice cu privire la caracteristicile echipamentelor si la funcţionalitaţile generale ale platformelor software, precum si cerinţe explicite cu privire la serviciile de implementare care vor trebui prestate: proiectare tehnica, instalare, dezvoltare si configurare, integrare, testare si sprijin pentru utilizare, instruirea utilizatorilor si a administratorilor sistemelor. Se vor formula cerinţe clare cu privire la documentarea proiectului, la criteriile de calitate si performanţa, la garanţie si la raportarea pe durata implementarii.
Procesele de lucru care vor fi evaluate în vederea stabilirii specificaţiilor noilor servicii electronice si a redefinirii modalitaţii interne de derulare a activitaţilor sunt cele aferente urmatoarelor tipuri de solicitari pe care cetaţenii/mediul de afaceri le pot adresa: Servicii electronice aferente domeniului Taxe si impozite, Servicii electronice aferente activităţilor de management al patrimoniului si ocupare domeniu public, Servicii privind primirea de cereri/petiţii si alte servicii exclusiv in competenta autoritatii locale.
În cadrul analizei vor fi incluse si fluxurile de primire si respectiv de eliberare de documente prin intermediul terminalului interactiv pentru servicii electronice si managementul documentelor.
Serviciile solicitate sunt, astfel:
1. Identificarea şi analizarea proceselor de lucru care vor fi informatizate
2. Propunerea unor noi fluxuri de lucru pentru procesele analizate anterior şi detalirea specificaţiilor acestora
3. Elaborarea unui caiet de sarcini pentru achiziţionarea platformelor informatice necesare pentru implementarea noilor fluxuri de lucru, conform proiectului
4. Asistenţă tehnică cu privire la Caietul de Sarcini pentru avizarea caietului de sarcini
Login
